INTRODUCCIÓN

El patrimonio histórico documental está constituido por aspectos del pasado que han modelado la cultura y civilización contemporánea. A través de este es posible conocer aspectos identitarios de los diferentes períodos históricos. Su pérdida, implica que las generaciones futuras permanezcan ignorantes de la tradición, por esta razón las colecciones deben ser debidamente cuidadas y controladas para lograr su preservación a lo largo del tiempo.

Según Someillán, Gómez y González (2006), los diferentes estudiosos del tema han equiparado el término conservación con preservación, sin embargo «aún con la diversidad de términos empleados puede afirmarse que las definiciones individuales de cada uno de sus procesos existen para un solo objetivo».

A partir de su estudio, se concluye que el término conservar es mantener las propiedades físicas y funcionales de los documentos, con independencia del soporte, con el objetivo de lograr el cumplimiento de su finalidad: la transmisión de la información.

Para evaluar las necesidades de conservación del fondo bibliográfico se crean modelos de diagnósticos. Estos deben revelar la forma de operar un sistema de información, desde la etapa de selección y adquisición hasta la etapa final de su uso y descarte, es decir, que debe incluir el comportamiento de los documentos durante el ciclo de vida de la información, por cuanto, en cada una de sus etapas, el documento se expone a factores que aceleran su envejecimiento.

En la realización de un diagnóstico de conservación, debe definirse a priori, a qué específicamente se desea aplicar un diagnóstico, cómo y para qué, además de determinar el alcance de la evaluación y el modelo de diagnóstico efectivo a utilizar. La base y piedra angular de una adecuada política de conservación preventiva es la correcta aplicación de los diagnósticos.

Los diagnósticos pueden realizarse a una colección determinada o a un grupo de colecciones en conjunto de acuerdo con los objetivos que se propongan.

El criterio para la selección de la colección a estudiar puede basarse en su valor e importancia, la frecuencia de su uso, la existencia de duplicados y el grado de procesamiento que posee, entre otros aspectos.

Una vez seleccionada la colección, existen dos tipos de diagnósticos, dependiendo de las circunstancias y los resultados deseados: el individual, volumen por volumen y por muestreo estadístico. El individual describe las características de cada documento o grupo de documentos, sin embargo, es usual en este tipo de estudio el diagnóstico por muestreo.

El diagnóstico por muestreo complementado por un análisis estadístico permite una aproximación al estado de conservación general del fondo, haciendo el mismo más asequible y ejecutable.

Muchos autores concuerdan en que los diagnósticos pueden aplicarse mediante los métodos autoadministrados cuando no existen intermediarios; por entrevista personal, cuando alguien hace preguntas y anota las respuestas y telefónica telefónica, cuando la información se envía por e-mail, correo postal o servicio de mensajería, etc. (Miliner, 1999).

León (2001) presenta un diagnóstico que permite conocer el estado físico en que se encuentran las colecciones y los daños ocasionados por los diferentes factores de deterioro; así como, valorar la situación objetiva existente y recoger datos pertinentes para la formulación de una política de conservación preventiva que sea efectiva

Someillán, Gómez y González (2006) enumeran diversos modelos que se utilizan actualmente en el mundo. Estos métodos indistintamente, recogen aspectos importantes de la conservación de las colecciones como son las condiciones de los depósitos, el mobiliario, el equipamiento, la naturaleza de las colecciones, las condiciones del ambiente de los locales y las medidas de seguridad y protección entre otros aspectos. Estas variables se modifican de un método a otro y esto es lo que hace que unos tengan más ventajas sobre otros.

Como la información que custodian y conservan las bibliotecas y archivos en el país, en ocasiones, se encuentra amenazada por un problema masivo de deterioro y pérdida y las colecciones son cada vez más frágiles, debido a la elevada acidez de los soportes; se decidió realizar un estudio que permitiera conocer el estado actual de las colecciones.

Para ello, se tomó como objeto de estudio la biblioteca pública «Aramís Prieto», del municipio Mayarí, en la provincia Holguín y se escogieron dos de los métodos enunciados por Someillán, Gómez y González (2006) por presentar mayor facilidad para su aplicación en Cuba:

• Programa automatizado Diagnos: diagnostica el estado físico de conservación de una muestra seleccionada ya sea en bibliotecas como en archivos, se aproxima a la realidad, la naturaleza de los daños y su procesamiento estadístico es automatizado. Se utiliza para documentos en soporte papel. Se escogió por ser muy cómodo para seleccionar la muestra y procesar de manera automatizada toda la información, ademas, aporta la información necesaria para evaluar el estado de conservación a nivel de muestra y colección.

• Planilla para conocer las necesidades de conservación preventiva en una unidad de información, de Hilda Rosa León: facilita el diseño e implementación de políticas y la realización de diagnóstico. Puede ser aplicada para la prevención del deterioro en las instituciones, independientemente del soporte de sus colecciones y del tipo de institución.

Métodos y técnicas de investigación

Análisis documental: se realizó un estudio bibliográfico exhaustivo sobre las fuentes de información que tratan el tema

Observación directa: para identificar los agentes que intervienen en el estado de conservación de la colección. Cada documento fue sometido a una observación visual directa, atendiendo a diferentes parámetros

Entrevista estructurada: se aplicó a especialistas de larga trayectoria laboral y experiencia reconocida en el trabajo bibliotecario empírico a favor de la conservación de fondos bibliográficos

Método DIAGNOS: método automatizado soportado en Microsoft Excel, diseñado por el Instituto de Historia de Cuba y la Oficina de la Propiedad Industrial permite una lectura muy aproximada de la realidad, en cuanto al estado de conservación y la naturaleza de los daños, mediante la evaluación de sus características y su posterior procesamiento estadístico

Para su elaboración se tuvieron en cuenta, además, los criterios de restauradores y conservadores que aparecen en la literatura especializada. Para aplicarlo a una colección debe conocerse la cantidad total de unidades que posee, considerando como unidades cajas, dossieres, tomos

Planilla para conocer las necesidades de conservación preventiva en una unidad de información, de Hilda Rosa León: facilita el diseño e implementación de políticas y la realización de diagnóstico. Puede ser aplicada para la prevención del deterioro en las instituciones, independientemente del soporte de sus colecciones y del tipo de institución.

Tipo de investigación

Se utiliza la investigación exploratoria y descriptiva que se concreta con un diagnostico detallado que no se había desarrollado antes en las instituciones. Se describe, analiza e interpreta la situación de las colecciones en materia de conservación, lo que permitirá obtener una información precisa sobre las causas del estado de deterioro de la colección

Caracterización de la Biblioteca Pública de Mayarí «Aramís Prieto Infante»

Se inauguró el 16 de marzo de 1964 con libros de las bibliotecas privadas de sociedades que existían en el central Guatemala y Cueto. El 7 de febrero del año siguiente, en la antigua Cámara de Comercio, recibió las primeras colecciones enviadas por la Biblioteca Nacional

En 1969 se traslada para el local que ocupa actualmente.

En 1980 se ramificó en sedes ubicadas en las zonas de Nicaro, Levisa, Felton, Guatemala y Arroyo Seco, y para el 2002 se amplió con la inauguración de una instalación en el centro penitenciario de Playa Manteca

Este programa cultural se realizó con el objetivo de masificar la cultura de estas zonas y actualmente se mantiene prestando los servicios de información

Actualmente, atiende metodológicamente siete sucursales que tienen como misión desempeñar la prestación de servicios informativos gratuitos dentro del Sistema de Cultura

Esta institución lleva a cabo una política que consiste en asumir el compromiso de ofrecer satisfacción al publico, teniendo en cuenta las demandas formuladas por los usuarios, en cuanto a: gustos, necesidades, intereses en sus más variadas formas como matutinos, confección de asientos bibliográficos, consultas de referencias, préstamos internos y externos, servicio de hemeroteca con revistas nacionales y extranjeras, ofrecer información en formato digital

Además de los servicios prestados en la biblioteca, cuenta con un Programa Nacional por la Lectura, a través del cual se atienden, priorizadamente, a usuarios con limitantes como reclusos del centro penitenciario de Playa Manteca, los miembros de la Asociación Cubana de Limitados Físicos Motores (ACLIFIN) y de la Asociación Nacional de Sordos e Hipoacústicos (ANSOC)

Para la atención al Plan Turquino y consejos populares en zonas rurales o de difícil acceso, se realizan visitas con una variada agenda de actividades culturales de interés para los pobladores, tales como: las promociones del fondo bibliotecario, charlas, tertulias literarias y presentaciones de libros

RESULTADOS

Herramientas de diagnóstico para la colección Aplicación de la Plantilla DIAGNOS

Se determinó el número de unidades a evaluar según la fórmula siguiente: n=N*p*q*Z2/d2(N-1)+p*q* Z2 donde:

1. n: número de unidades seleccionadas para evaluar

2. N: cantidad total de unidades de la colección

3. p: proporción de unidades afectadas que siempre va a tener valor constante de 0.5

4. q: proporción de unidades sanas que siempre va a tener valor constante de 0.5

5. d: fracción de error con el que se desea trabajar

6. Z: valor constante 1.9604 denominado cuantilla

La cantidad total de unidades de la colección que se tuvo en cuenta fue de 7 174 libros, utilizando la Hoja Unidades de la aplicación de Microsoft Excel se pudo conocer la cantidad de unidades a evaluar, resultó ser de 364 libros. La muestra se determinó de forma aleatoria, para ello, se determinaron en orden consecutivo las unidades en los estantes, empezando desde arriba y de izquierda a derecha

Se seleccionaron 40 libros y se revisaron 40 hojas. Se asumió el criterio de que el 100% de los documentos analizados, son de pulpa mecánica por no contar con los recursos necesarios para evaluar el tipo de pulpa que compone el papel de los documentos examinados y por contar con documentos originarios del siglo XIX hasta la actualidad

En las características del texto, se concluyó que la tinta que predomina es la impresa con un 100%. Respecto al estado físico del soporte los resultados muestran que los deterioros más frecuentes son:

• Amarillamiento con un 89,9 %del fondo, con una intensidad del 82 %

• Papel reblandecido con el 29,67% y una intensidad del 82,45 %

• Papel quebradizo con un 23,90 % y una intensidad 73,26 %

• Roturas con un 21,42 % y una intensidad del 14,74 %

• Doblez con un 18,40 % y una intensidad del 26,32 %

• Óxido local con un 42,68 % y una intensidad de 15,49 %

• Óxido difundido y otras manchas con un 40,65 % y una intensidad de 42,85 % y 32,85 % respectivamente

• Suciedad con un 87,2 % y una intensidad de 47 %

• Adherencia de hojas con un 6,31 % y una intensidad de 7,58 %

• Fragmentado con un 0,54 % y una intensidad de 5,94 %

En el estado físico del texto se encontró

• Texto emborronado para un 4,37% del fondo y una intensidad de 38,61%.

• Texto empalidecido con el 22,95%y una intensidad de 57,44%.

En la valoración del deterioro biológico predomina:

• La abrasión y/o perforación causada por la acción de insectos con un 21,15% del fondo, para una intensidad de 61,21%.

• Desprendimiento para un 3,55% y una intensidad de 7,91%.

• Pigmentación con un 6,04% del fondo y una intensidad de 11,85%.

En cuanto a las intervenciones anteriores a las que han sido expuestos los documentos, predominan:

• Las cintas adhesivas, con un 6,01% del fondo y una intensidad de 2,81%

• La restauración con un 3.81%y una intensidad de 9.57%

Este método permitió detectar que un mismo documento presenta varios de los parámetros de deterioros analizados.

Planilla para conocer las necesidades de conservación preventiva en una unidad de información, de Hilda Rosa León

Formulario 1

La institución no tiene implementado un programa de control de plaga. Estos servicios se asumen directamente por el sectorial de cultura en coordinación con el departamento de Higiene y Epidemiología de la Dirección Municipal de Salud.

Existe un alto nivel de concentración de polvo debido a que las persianas permanecen abiertas y no cuentan con cortina para atenuar los efectos de la contaminación ambiental.

En los últimos 10 años las instituciones han sufrido los embates de catástrofes naturales, hechos que ocasionaron filtración de agua por las persianas y paredes como resultado de las intensas lluvias y fuertes vientos.

Las medidas de protección adoptadas garantizaron una mínima afectación a las colecciones.

Las entidades cuentan con el plan contra desastres, este refleja los aspectos necesarios señalados en la literatura, previendo las vulnerabilidades más probables.

El personal ha recibido entrenamiento mediante charlas, conferencias y ejercicios prácticos por parte de oficiales del Ministerio del Interior (MININT) pertenecientes al Cuerpo de Bomberos.

Existe el inventario de todos los documentos que forman parte de la colección, pero falta la señalización de los priorizados, para su salvamento en caso de emergencia.

La institución no tiene prevista una política de reproducción o transferencia de información a otros soportes. Los casos necesarios de servicios de fotocopia se contratan a otras entidades del territorio.

En el centro se realizan labores de restauración y encuadernación de documentos en soporte papel. No se cuenta con un local, equipamiento ni medios adecuados para esta labor. Los documentos son reparados por las técnicas de cada sala, con medios propios que no son idóneos para una mejor conservación. No existe nivel de prioridad a la hora de restaurar los libros.

Formulario 2

Problemas estructurales de la sala: el acceso a la sala no es restringido, el sistema de organización de la colección es de estantería abierta; lo que origina la permanencia del riesgo por pérdida y mutilaciones de los documentos.

Plan de control y mantenimiento de las estanterías: es insuficiente la cantidad de estantes, lo que no permite acomodar los libros de forma holgada y ordenada. No se aplica esmalte protector antioxidante, por lo que se observa la presencia de corrosión en tubos y documentos.

Los estantes están orientados en sentido de la circulación del aire, de manera que los documentos reciben una adecuada ventilación. Existe una distancia prudencial entre ellos y no exceden los dos metros de altura.

Almacenamiento de las colecciones: el almacenamiento de los documentos es deficiente, existen documentos apretados en algunas secciones de estanterías, mientras que otros se encuentran en pisos vacíos, por lo que se desaprovecha el espacio.

Programa de Control Integral de Plaga: a simple vista no se observan plagas, pero sí existen evidencias de la presencia de insectos y microorganismos que han dañado algunos de los documentos en sala, en el muestreo se detectaron 77 unidades afectadas. En la sala está prohibida la ingestión de alimentos y bebidas, aunque en ocasiones se incumple con esta regulación.

Programa de control ambiental: la iluminación del local es natural y artificial, proviene de lámparas fluorescentes desprotegidas de filtros para rayos ultravioletas. Ambas luces inciden directamente sobre los documentos. La luz artificial es encendida solo cuando es necesario. La sala no se encuentra climatizada. No cuenta con deshumidificadores, consolas, ni ventiladores.

No existe control climatológico en el área. Para llevar a cabo este estudio se realizaron varias mediciones de la temperatura directamente en la colección, arrojó temperaturas de 26, 20, 30 y 32 grados. Por otra parte, no se pudo conocer la humedad relativa, ya que no se cuenta con equipo para su medición.

Sobre la base de estos resultados, se evalúa de regular el estado de conservación del fondo bibliográfico de la Sala General.

DISCUSIÓN DE RESULTADOS

Aplicación de la Plantilla DIAGNOS

• La observación del estado de conservación de los documentos se realizó teniendo en cuenta los parámetros predeterminados por el propio método.

• Empalidecido: texto que ha perdido contraste, pero aún es legible.

• Emborronado: texto que se ha corrido del trazo original por acción del agua u otros factores, pero aún es legible.

• Ilegible: texto imposible de leer, producto del empalidecimiento o emborronado.

• Corrosión: tinta generalmente metaloácida que provoca fractura en el papel en el lugar del trazo.

Para la valoración del estado de deterioro se siguieron los factores enunciados por Someillán, Gómez y González (2006). En el deterioro biológico fue considerado el daño por microorganismos e insectos, de acuerdo con los siguientes parámetros

Microorganismos

• Micelio: presencia en el papel de estratificaciones, casi siempre en forma de una lana fina blanca o de diversos colores o tonalidades, indicativo de moho.

• Pigmentación: presencia de manchas en el papel de diferentes colores y tonalidades, asociado con el desarrollo de microorganismos.

• Desprendimiento: se observa fractura o faltante en el papel asociado con el desarrollo de microorganismos.

Insectos

• Presencia de insectos: presencia de insectos vivos o muertos.

• Excremento: se observan excrementos de insectos.

• Abrasión o perforación: se observa en el papel galerías, orificios o daños asociados a la actividad de los insectos.

Se tuvo en cuenta las intervenciones anteriores a las que han sido expuestos los materiales.

• Restaurados: el documento se encuentra restaurado de forma completa por algún especialista, siguiendo los procedimientos establecidos.

• Cinta adhesiva: el papel presenta cintas de scotch tape o algún otro material no apropiado para la conservación.

• Papel pegado: el documento presenta engomado para la reparación de roturas.

Otros

• Quebradizo: esta afectación puede estar dada por el uso continuo que se le da al documento y una manipulación inadecuada.

• Resblandecido: puede ser por la humedad propia del local.

• Manchas de óxido local, difundido y otras manchas: producto del proceso de oxidación sufrido en la parte metálica de los estantes donde se almacena pasivamente la colección

• Presencia de suciedad: producido por el alto nivel de polvo en el ambiente.

• Amarillamiento: producto del envejecimiento natural de los documentos y la exposición a la luz por mucho tiempo.

• Abrasión y/o perforación: producto de la presencia de microorganismos e insectos.

• Texto empalidecido: producto del amarillamiento y la humedad.

• Uso de cinta adhesiva, papeles pegados y documentos restaurados: producidos por las técnicas utilizadas para devolverle la integridad física.

Esta herramienta es el resultado de un modelo de conservación preventiva de documentos propuesto por la misma autora. Sus variables se corresponden con las causas del deterioro.

La planilla consta de dos formularios. El primero contempla los aspectos generales de la institución, entre los que se toman en consideración: la identificación de la institución, política de conservación, programa de control integral de plagas, control de higiene, seguridad, plan de contingencia para el control y recuperación de desastre y otras actividades relacionadas con la conservación.

En el formulario dos, se recogen los aspectos relacionados con la conservación de los documentos en los depósitos. Aquí se contemplan las variables: identificación del depósito, colección, plan de control y mantenimiento de estantería, programa de control de plaga, programa de control ambiental, plan de contingencia para el control y recuperación de desastre y control de higiene.

CONCLUSIONES

Como resultado de la aplicación de la planilla de la Dra. León y el método automatizado Diagnos se pudo constatar que las condiciones de conservación en la biblioteca pública objeto de estudio y, en especial, del fondo bibliográfico de la sala general no son adecuadas, por lo que se evalúa el estado de conservación de regular.

La utilización de la planilla de la Dra León demostró que existe una combinación de factores ambientales y organizativos que inciden en el deterioro del fondo bibliográfico de la Sala general de la biblioteca pública objeto de estudio. Se considera que si no se realiza una intervención paliativa que contribuya a detener el deterioro de sus documentos, se corre el riesgo de perder un valioso cúmulo de información y conocimientos.

Referencias

LEÓN CASTELLANOS, H. R. (2006). Conservación Preventiva de Documentos. La Habana: Editorial Félix Varela.113 p.

LEÓN CASTELLANOS, H. R. (2001). Problemática de la conservación preventiva en instituciones cubanas de información. Cienc. Inf.; 32 (3):25-32.

SOMEILLÁN LÓPEZ, M; GÓMEZ FERNÁNDEZ A. Y GUILLERMO GONZÁLEZ J.(2006). Aspectos teóricos y conceptuales útiles para el diseño e implementación de una política de conservación preventiva. ACIMED, 14 (6)

MILINER C. (1999). ¿Quién vela por el patrimonio cultural?: la conservación en el contexto contemporáneo. Museum Internacional. 51(1):22-7