Secciones
Referencias
Resumen
Servicios
Descargas
HTML
ePub
PDF
Buscar
Fuente


BENCHMARKING EN LA IMPLEMENTACIÓN DE ERP SAP EN LAS ALCALDÍAS DE CALI Y MEDELLÍN, DESDE LA PERSPECTIVA DEL CENTRO DE COMPETENCIAS
Benchmarking in the Implementation of SAP ERP in the Mayor's Office of Cali and Medellín, from the Perspective of the Competence Center
Publicaciones e Investigación, vol.. 14, núm. 1, 2020
Universidad Nacional Abierta y a Distancia

Artículo teórico

Publicaciones e Investigación
Universidad Nacional Abierta y a Distancia, Colombia
ISSN: 1900-6608
ISSN-e: 2539-4088
Periodicidad: Semestral
vol. 14, núm. 1, 2020

Recepción: 27 Marzo 2020

Aprobación: 30 Abril 2020

Resumen: El presente artículo consiste en la realización de un análisis por medio de la herramienta benchmarking sobre el modelo de gestión del centro de competencias en la implementación de ERP en las Alcaldías de Cali y Medellín. Este trabajo pretende ser una guía a las alcaldías que deseen implementar un centro de competencias al momento de incorporar ERP, un sistema de información que permite la integración de ciertas operaciones dentro de una organización, por lo cual la herramienta benchmarking comparara los dos centros de competencias con el propósito de saber sus mejores prácticas y sus metodologías, para lo cual se abarcarán temas característicos de los centros de competencias relacionados con SAP:

Selección de SAP

Equipo de trabajo para la implementación

Creación centro de competencias

Principios, políticas y lineamientos

Capacidad organizacional

Estructura organizacional

Catálogo de servicios

Gestión del conocimiento

Gestión del cambio

Palabras clave: benchmarking, centro de competencias, ERP SAP.

Abstract: The present article consists of the realization of an analysis through the Benchmarking tool on the management model of the competence center in the implementation of ERP in the Mayor's Offices of Cali and Medellín. This work intends to be a guide to the mayors who wish to implement a competence center when incorporating (ERP) an information system that allows the integration of certain operations within an organization, so the Benchmarking tool will compare the two centers of competencies with the purpose of knowing their best practices, their methodologies, for this, topics characteristic of the SAP-related competence centers will be covered: SAP selection Work team for implementation Creation of a competence center Principles, policies and guidelines Organizational capacity Organizational structure Service catalog Knowledge management Change management

The present article consists of the realization of an analysis through the Benchmarking tool on the management model of the competence center in the implementation of ERP in the Mayor's Offices of Cali and Medellín.

This work intends to be a guide to the mayors who wish to implement a competence center when incorporating (ERP) an information system that allows the integration of certain operations within an organization, so the Benchmarking tool will compare the two centers of competencies with the purpose of knowing their best practices, their methodologies, for this, topics characteristic of the SAP-related competence centers will be covered:

SAP selection

Work team for implementation

Creation of a competence center

Principles, policies and guidelines

Organizational capacity

Organizational structure

Service catalog

Knowledge management

Change management

Keywords: Benchmarking, Competence Center, ERP SAP.

1. INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información en el sector público son una herramienta esencial que coadyuvan al cumplimiento de los objetivos institucionales, apoyan las funciones, los procesos transversales y la toma de decisiones de políticas públicas, a la vez que ofrecen servicios a los ciudadanos con información sistematizada, relevante, confiable y oportuna. En los últimos años empresas del sector público han venido desarrollando proyectos de implementación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), incurriendo para ello en considerables inversiones.

La Alcaldía de Cali y la Alcaldía de Medellín también han sido participes de este proceso, logrando realizar implementaciones exitosas para sus sistemas de ERP, razón por la cual se utiliza el método benchmarking para evaluar los resultados que han obtenido. El análisis se hará sobre la implementación de sistemas ERP SAP, orientado a obtener una idea global de lo que se ha realizado en estas dos alcaldías con las múltiples variables que conlleva cada proceso, con el fin de identificar claramente las fortalezas, debilidades y riesgos.

La información recopilada en la matriz de benchmarking no solamente fue obtenida de documentos confiables suministrados por las propias alcaldías, sino también a través de entrevistas a los principales autores en su desarrollo, con el fin de conocer de manera directa, los resultados obtenidos en la implementación de la solución ERP SAP.

2. GLOSARIO

Para el total entendimiento de este documento se mencionarán las siguientes definiciones:

2.1. Benchmarking

Proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.

2.2. Centro de competencias

Es una estructura organizacional utilizada para coordinar las competencias en una institución; aportando su experiencia al programa de apoyo, actuando como depositarios de conocimiento y de los recursos para múltiples áreas de trabajo.

2.3. ERP (Enterprise Resource Planning)

Una solución en Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un sistema de gestión integrado por la información y los procedimientos clave de una empresa; cuenta con varios módulos dentro de los que se incluyen ventas, entregas, pagos, producción, inventarios y almacenes, contabilidad, finanzas, recursos humanos, mercadeo, análisis de indicadores de gestión, entre otros.

2.4. Facilitador funcional

Es un servidor público designada/o por el líder del proceso para prestar el soporte de primer nivel en un módulo de SAP, cumpliendo con las funciones asignadas a este nivel y velando por la seguridad de la información relacionada con el módulo que lidera a través del manejo adecuado de los roles y perfiles. Se entrena también para realizar parametrizaciones asociadas con el módulo.

2.5. Facilitador técnico de módulo de centro de competencias SAP

Es un servidor adscrito al centro de competencias SAP en el cargo de asesor, quien tiene la función principal de liderar un módulo específico de SAP así como los proyectos y procesos de evolución técnica del mismo, ejecutando actividades técnicas relacionadas como configuraciones, parametrizaciones e intervenciones sobre el módulo de su competencia.

2.6. Módulos de un sistema ERP

Un sistema del tipo ERP ( (Benvenuto Vera, 2006), está formado por un conjunto finito de módulos que pueden adquirirse total o parcialmente. Hay en general tres grandes grupos, el primero correspondiente al área financiera, un segundo grupo al área logística y el tercero al área de recursos humanos.

2.7. Programas Z

Son programas específicos y adaptados dentro del entorno SAP a través de la programación ABAP.

2.8. SAP

Líder mundial en el desarrollo de sistemas de gestión, SAP fue fundada en 1972 caracterizada por ofrecer integrales y accesibles soluciones de negocio, con más de 12 millones de usuarios, 1.500 partners y 69.700 implementaciones, SAP cuenta con las mejores prácticas y experiencias de uso e implementación de sistemas de gestión empresarial.

2.9. Soporte ON SITE

Actividades de soporte SAP que se realizan en sitio (tales como acompañamiento en análisis, pruebas y reuniones) por parte de la consultoría, de los facilitadores técnicos y/o facilitadores de apoyo.

3. REVISIÓN DE LA LITERATURA

3.1. Benchmarking

El benchmarking es una herramienta encargada de la medición de procesos tanto internos como con otras instituciones, con el fin de buscar estándares con que comparar la gestión propia. El benchmarking no significa espiar o solo copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficiencia en el ejercicio de aprender de los mejores, y ayudar a observar donde uno está y hacia dónde quiere llegar.

Existen 5 áreas claves que pueden ser sometidas al proceso del benchmarking como; productos y servicios, procesos de trabajo, funciones de apoyo, desempeño organizacional y estrategias corporativas o funcionales y todas estas áreas se pueden analizar dentro de 3 tipos de benchmarking.




elaboración propia del autor.

3.2 Centro de competencias

Cabe recalcar que no existe una metodología o formula única para la implementación de los centros de competencias, esta se construye según las características propias de la entidad, sin embargo, con base en dos tipos de fuentes se pueden obtener puntos en común entre las entidades con el fin de analizar sus procesos y aprender de ellos.

De acuerdo con ERP SAP, toda la estructura de gobierno y de administración de cambio, administración de metodologías, conocimientos, roles, documentación de procesos, entre otros, se desarrollan en el centro de competencias. Entre otras funciones, el centro de competencias:

  • Soporta la operación.

  • Administra proyectos según el método de negocio.

  • Asegura que las áreas involucradas participen en la toma de decisiones.

  • Dotación de una metodología.

  • Prioriza requerimientos.

  • Comunica los avances de mejora continua.

En general el centro de competencias se conforma a partir de un grupo de personas con diferentes habilidades que definen las tareas, roles, responsabilidades y procesos a nivel técnico y estratégico para el desarrollo de la organización.

3.3 Ventajas y desventajas al implementar un sistema tipo ERP

Cuando en una organización se toma la decisión de implementar un sistema ERP, se espera obtener unas ventajas, sin desconocer la existencia de algunas desventajas de estos sistemas:




Benvenuto Vera, 2006. 3

3.4. Sistema ERP en el sector público

Alejandro Barros, académico y consultor de organismos internacionales en temáticas de políticas públicas de desarrollo digital, manifiesta que “el desafío que presentan los Estados para modernizar su gestión de las finanzas públicas es mayúsculo y en función de aquello es que hace ya varios años que diversos organismos multilaterales, tales como BID, Banco Mundial y Fondo Monetario Internacional (FMI), han impulsado el desarrollo de plataformas de gestión financiera” (Barros, 2012).

Según el Banco Interamericano de Desarrollo, “los proyectos tecnológicos tienen singularidades propias dentro del sector público, las cuales deben ser atendidas y analizadas al momento del diseño y análisis del mismo. Estas características se han agrupado en tres áreas, gobierno, tecnología y gestión” (Barros, 2012).

Entre los beneficios que se derivan de la implementación de un ERP en la administración pública es asegurar la legalidad y el control de los procesos internos, los actos administrativos y contables, y permitir compartir información hacia el exterior con ciudadanos, contribuyentes, empresas y otras administraciones (Artiaga, 2009).

4. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO

La herramienta fundamental es la investigación, en conocer por medio del benchmarking la implementación y funcionamiento del centro de competencias dentro del modelo de gobernanza de la Alcaldía de Cali y la Alcaldía de Medellín, en la implementación del Planeador de Recursos Empresariales ERP (Enterprise Resource Planning) basado en SAP. Para profundizar en el tema se tuvieron varios miradas:

  • Explicativa: permitió explicar las causas que llevaron a las alcaldías a implementar el ERP SAP.

  • Exploratoria: se utilizó para obtener información sobre las alcaldías, las condiciones anteriores y posteriores a la implementación del ERP SAP.

  • Descriptiva: este tipo de investigación se utiliza para recolectar información de los procesos administrativos, anterior y posterior a la implementación de ERP SAP.

  • Correlacional: se realizaron comparaciones entre las características de la Alcaldía de Cali y la Alcaldía de Medellín por medio del benchmarking.

  • Realizar un benchmarking implica una metodología que requiere la adecuada organización y planificación de un conjunto de etapas, fases, actividades y/o tareas. Se trata de desarrollar una dinámica que permita consecuentemente medir el nivel de gestión que presentan las dos alcaldías en la implementación de ERP basado en SAP.

  • Se realizaron visitas a las dos alcaldías para detectar las mejores prácticas, se recogieron datos, se hizo una comparación donde se identificó aquellos aspectos comunes que llevaron a las dos alcaldías a ser destacadas en la implementación y desarrollo del ERP basado en SAP. Estos datos servirán de insumos para realizar el modelo del centro de competencias.

5. BENCHMARKING

5.1 Objetivo y alcance del proyecto (Implementación de ERP SAP)




elaboración propia del autor.

5.2 Selección de SAP




elaboración propia del autor.

5.3 Equipo de trabajo para la implementación de ERP SAP




elaboración propia del autor.

5.4 Capacitación / Gestión de conocimiento




elaboración propia del autor.

5.5 Gestión del cambio




elaboración propia del autor.

5.6 Creación del centro de competencias




elaboración propia del autor.

5.7 Catálogo de servicios del centro de competencias




elaboración propia del autor.

5.8 Estructura organizacional centro de competencias




elaboración propia del autor.

5.9 Principios, políticas y lineamientos para la operación del centro de competencias




elaboración propia del autor.

6. CONCLUSIONES

  • La solución tecnológica adoptada (SAP) puede afirmarse que más que “integrada” es una solución informática “integrable”, en el sentido que diferentes módulos se integran alrededor de un módulo principal (core financiero) y existen otros componentes (aun de diferentes proveedores) que podrían también agregarse gradualmente a la solución existente, dando una mayor flexibilidad durante la implementación.

  • Para Cali y Medellín fue muy importante contar con patrocinadores con autoridad para tomar decisiones en la implementación del ERP SAP. En Cali se tuvo como patrocinador al Ministerio de Hacienda, el BID y el alcalde. En Medellín el alcalde se empodero al 100% del proyecto. Es importante involucrar a funcionarios directivos en el proyecto.

  • En la actualidad SAP se encuentra entre los proveedores de software más importantes del mundo, siendo utilizado por todo tipo de corporaciones, no sólo privadas sino también públicas, entre las que se encuentra el municipio Santiago de Cali, el municipio de Medellín, EPM, fundaciones, organizaciones sin ánimo de lucro, etc.

  • Es importante definir un escalamiento interno del control de calidad que vaya desde los niveles de analista funcional y consultor, pasando por el gerente de proyecto.

7. RECOMENDACIONES

  • Se recomienda a las entidades que deseen implementar SAP, establecer un indicador que le permita hacer un control periódico sobre la gestión de relaciones con el usuario y la relación costo-beneficio con la finalidad de conocer la evolución en el rendimiento general de la alcaldía y generar estrategias de mejora continua. Dichos indicadores servirían como una herramienta para mostrar resultados en los beneficios del uso y apropiación de SAP.

  • Tanto para la Alcaldía de Cali, como para la Alcaldía de Medellín ha sido muy importante contar con personal certificado en SAP, para garantizar la sostenibilidad del ERP SAP, ya que los costos de SAP son extremadamente altos. Es clave contar con personal certificado y que conozca muy bien que se puede hacer y que no se puede hacer utilizando SAP.

  • Al implementar (ERP- SAP) la administración debe contar con el respectivo mapa de riesgos que garantice una adecuada protección de la información y garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

Referencias

Alcaldía de Medellín. (5 de Noviembre de 2007). Decreto 1719 de 2007. Por medio de la cual se establecen unas políticas de seguridad y privacidad en los sistemas de información en el Municipio de Medellín y se dictan otras disposiciones. Medellín : Biblioteca jurídica Virtual del Municipio de Medellín. https://www.medellin.gov.co/normograma/docs/d_alcamed_1719_2007.htm

Alcaldía de Santiago de Cali. (2000-2012). Programa para el fortalecimiento del sistema de información financiero Territorial FOSIT. Cali.

Alcaldía de Santiago de Cali (Septiembre de 2017). Sistemas de gestión y control integrados. Guía para la implemetación de sistema de información. https://www.cali.gov.co/tic/loader.php?lServicio=Tools2&lTipo=descargas&lFuncion=descargar&idFile=34289

Alcaldía de Santiago de Cali. (20 de junio de 2016). Mesa de ayuda SGAFT. https://www.cali.gov.co/hacienda/publicaciones/32010/grupo_de_sistemas/

Alcaldía de Santiago de Cali (31 de marzo de 2010). Mesa de ayuda SGFT. Departamento administrativo de hacienda municipal. www.cali.gov.co/descargar.php?id=27349

Artiaga, J. I. (2009). Claves para la imlemetación de ERP en la administración pública. Estrategia Financiera, 259, 38-43.

Barros, A. (2012). Modelo de Análisis Costo-Beneficio para Sistemas Integrados de Administración Financiera . BID, Banco Internacional de Desarrollo. https://publications.iadb.org/es/publicacion/15043/modelo-de-analisis-costobeneficio-para-sistemas-integrados-de-administracion

Benvenuto Vera, Á. (2006). Implementación de sistema ERP, su impacto en la gestion de la empresa e implemetacion con otras TIC. Capiv Review, 4 https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=2573348

Boletin informativo Doble Click. (2010 - 2016 ). Oficina de Sistemas del Departamento Administrativo de Hacienda Municipal. https://www.cali.gov.co/hacienda/publicaciones/32361/boletin_doble_click/

Centro Administrativo Municipal. (2018). Servicio Integral de Soporte Tecnológico a la Plataforma SAP. Alcaldía de Medellín. https://community.secop.gov.co/Public/Archive/RetrieveFile/Index?DocumentId=20543629

Centro Administrativo Municipal - CAM . (12 de julio de 2013). FO-ADQU Estudios Previos. Alcaldia de Medellín. https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/PortalMedPRD/licitaciones_y_contrataciones/Seleccion_Abreviada/SecServAdministrativos/0009005888/2.%20Etapa%20Precontractual/Estu_Prev_SAMC_Mtt_Obr_Civil_Elect_SedEXT_1125.pdf Chrissis, M. B. (2009). Guía para la integración de procesos y la mejora de productos. Madrid: Addison-Wesley.

Contraloría General de Santiago de Cali. (25 de julio de 2017). Auditoría gubernamental con enfoque integral AGEI a sistemas de información SAP en el municipio Santiago de Cali. https://www.cali.gov.co/cinterno/loader.php?lServicio=Tools2&lTipo=descargas&lFuncion=descargar&idFile=31392.

El Tiempo. (30 de noviembre de 2006). Alcaldía de Medellín elige a Synapsis. El Tiempo. https://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-2295890

Forero Mendoza, A., Forero Mendoza, L. & Cerquera, H, (2017). La auditoría financiera y su influencia en el sector empresarial. Revista Faccea, 7(1) 50-57. http://www.udla.edu.co/revistas/index.php/faccea/article/view/653/65

García Sandoval, M. G., Ariza Torrado, H. D., Pinzón, M. L., & Flórez Fuentes, A. S. (2016). Buenas prácticas aplicadas a la implementación colaborativo de aplicativos web. Mundo FESC, 5(10), 27-30. https://www.fesc.edu.co/Revistas/OJS/index.php/mundofesc/article/view/67

González, R. (octubre de 2019). Entrevista realizada a Roger González. Subdirector de DATIC, A. d. Mesa de ayuda SGAFT. (J. L. MBA, entrevistador).

Khoshgoftar , M., & Othman, B. (2009). Comparison of Maturity Models. 2nd IEEE International Conference on Computer Science and Information Technology. IEEE. https://ieeexplore.ieee.org/document/5234402?section=abstract

López, J. C. (2019). Entrevista realizada a Juan Camilo López, subdirector de Gestión Humana y Servicio a la Ciudadanía, A. d. (octubre de 2019). Coordinación Centro de Competencias SAP, Alcaldía de Medellín. (J. L. MBA, entrevistador).

Muñoz Galvis , C. P.. (2016). Impacto administrativo de la implementación tecnológica del proyecto SGFT-SAP en la subdirección de tesorería de rentas del municipio de Santiago de Cali. Tesis de grado, Universidad del Valle, Cali.

Pasian , B. (2011). Project Management Maturity: A Critical Analysis of Existing and Emergent Contributing Factors. PhD Thesis, University of Technology: Sydney.

Polanía-Muñoz, J. T., Córdoba-Beltrán, M. A. & López de Parra, L. (2015). Uso de las TIC por parte de los profesores. Estado del Arte (2009-2015). Revista Faccea, 5(1) 84-93. http://www.udla.edu.co/revistas/index.php/faccea/article/view/417/411

Tjie, J. M. (2007). A framework for the comparison of Maturity Models for Project-based Management. Capgemini: Utrecht University.

Velásquez-Moreno, J. R., Larrañaga-Rincón, G. M. & Sarmiento-Linares, Á. (2016). La importancia de formalizar empresa con potenciales emprendedores de la localidad de Bosa, bajo un entorno de globalización económica y desarrollo social. Mundo FESC, 6(11), 80-90. https://www.fesc.edu.co/Revistas/OJS/index.php/mundofesc/article/view/85



Buscar:
Ir a la Página
IR
Modelo de publicación sin fines de lucro para conservar la naturaleza académica y abierta de la comunicación científica
Visor de artículos científicos generados a partir de XML-JATS4R