Artículo de investigación científica y tecnológica
Plan de gestión de inventarios bajo NIIF pymes: Empresa PROLASE
Inventory Management Plan under the IFRSs for SMEs: The PROLASE Company
William Fernando Ortega Naranjo fernd_oren@hotmail.com
Maura Lorena Armendáriz Noboa litzyan20@gmail.com
RHS-Revista Humanismo y Sociedad
Corporación Universitaria Remington, Colombia
ISSN-e: 2339-4196
Periodicidad: Semestral
vol. 11, núm. 2, e2, 2023
Recepción: 02 diciembre 2022
Aprobación: 01 julio 2023
Resumen: El objetivo del presente caso es identificar los problemas que tiene la empresa PROLASE sobre sus inventarios y proponer un plan de gestión y control de inventarios amparados bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) pymes. La metodología aplicada tuvo un enfoque mixto; se utilizaron fuentes documentales bibliográficas y se aplicó una encuesta a los empleados. De acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación del instrumento, los registros son empíricos y manuales en un cien por ciento (100 %). De allí se dedujo que no hay un modelo de gestión para administrar y controlar los inventarios en su totalidad, provocando deficiencias en los procesos y procedimientos que realiza la organización. La política de gestión de inventarios es importante para mitigar los riesgos inherentes en la organización
Palabras clave: empresa, gestión, normas; procesos, control de materiales.
Abstract: The objective of this case study is to identify the problems that the PROLASE company has regarding its inventories and to propose an inventory management and control plan covered by the International Financial Reporting Standards (IFRSs) for SMEs. The applied methodology had a mixed approach: Bibliographic documentary sources were used, and a survey was applied to employees. The records were made one hundred percent manually and empirically. According to the results obtained from the application of the instrument, it was concluded that the company does not have a management model to administer and control inventories in its entirety, which causes deficiencies in its processes and procedures. The inventory management policy is important to mitigate the risks inherent to the organization.
Keywords: Company, Management, Standards, Processes, Material control.
Introducción
En la actualidad, el control de inventario, también llamado control de existencias, es el proceso que garantiza la cantidad correcta de suministro y disponibilidad oportuna en una organización. Adicional a ello, los controles internos y de producción adecuados, un apropiado manejo de inventarios son claves para satisfacer la demanda de los clientes (Habate, 2022).
Por lo tanto, un control de inventario exitoso requiere datos de compras, pedidos repetidos, envío, almacenamiento, recepción, satisfacción del cliente, prevención de pérdidas y facturación. Según el Informe sobre el estado de las pequeñas empresas de 2017, casi el 50 % de las pequeñas empresas no realiza un seguimiento de su inventario, ni siquiera manualmente (Zendesk, 2017).
En vista de lo anterior, para las empresas es necesario contar con un plan para el control de inventarios, pues este permitirá identificar el deterioro innecesario, el exceso de costos de almacenamiento, la eficiencia del costo, las ventas disminuidas, el exceso de existencias y las pérdidas del producto en el bodegaje; todo esto se traduce en beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores (Serna et al., 2019).
Al observar el funcionamiento y control de inventario de la empresa PROLASE, objeto de análisis del presente proyecto, se denota un número importante de errores en esta etapa debido a que el manejo de la información implementada no responde a la necesidad de recolectar y controlar las entradas y salidas del material, lo cual genera un desconocimiento total de la existencia disponible.
Algunos aspectos clave como la cadena de suministro, gestión, logística e inventario en cualquier empresa u organización están interrelacionados y conectados entre sí y, a menudo se superponen. Por lo tanto, estas funciones son extremadamente importantes para los gerentes de mercadeo, así como para el departamento financiero (Lima Prudente, 2020).
Adicionalmente, los inventarios se mantienen como amortiguadores para hacer frente a las incertidumbres, en la demanda, oferta y movimientos de mercancías (González, 2020). Por otro lado, Flores et al. (2022) indican que el proceso de gestión de inventario implica el seguimiento y el control de las existencias a medida que se mueven desde los proveedores al almacén y a los clientes. Hay cinco etapas principales a seguir:
Compras: esto puede significar comprar materias primas para convertirlas en productos, o comprar productos para venderlos sin necesidad de ensamblaje.
Producción: hacer el producto terminado a partir de las partes constituyentes. No todas las empresas se involucrarán en la fabricación.
Almacenamiento de existencias: almacenar las materias primas antes de que se fabriquen (si es necesario) y los productos terminados antes de que se vendan.
Ventas: poner el producto en manos de los clientes y recibir el pago.
· Informes: las empresas necesitan saber cuánto están vendiendo y cuánto dinero ganan con cada venta (Candia, 2017).
Por otra parte, la gestión de inventarios busca la manera de almacenar existencias de forma eficiente (Zapata, 2017), manteniendo bajos los costos de inventario y minimizando el tiempo que se emplea en contar y controlarlo (Quishpi, 2018).
Cedeño y Limones, en la investigación denominada “Diseño de un sistema de control interno para el área de inventarios en una productora y comercializadora de producto lácteos”, concluyen que:
Es necesario proceder con la formalización de las políticas y procedimientos relacionados con el proceso de compra de leche y elaborar las políticas y procedimientos para el pago a transportistas, las cuales deben ser definidas en referencia a la práctica, estableciendo controles que mitiguen riesgos inherentes que puedan originarse durante estos procesos. Estas políticas y procedimientos deben ser publicadas posterior a su actualización y elaboración, con el propósito de que el personal que participa en este proceso pueda acceder a estos documentos (2014, p. 129).
Con base en lo descrito, el objetivo de esta propuesta es desarrollar un plan para la empresa PROLASE bajo la sección 17 NIIF para pymes (Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2015), que contribuya a mejorar la gestión y control de materiales para detener la pérdida de insumos, atender las necesidades que presente la empresa con relación a costos, despacho y clasificación de productos.
Materiales y métodos
El tipo de investigación que se aplicó en este estudio fue de campo, lo cual permitió obtener datos de la realidad y estudiarlos tal y como se presentan. La población es finita porque se estableció como objeto de estudio a nueve personas que están directamente relacionadas con el proceso de la empresa y aportaron de forma significativa para la obtención de los resultados.
Se utilizaron fuentes bibliográficas documentales, que recopila información de fuentes secundarias, como libros, revistas, páginas web y artículos científicos. También se tuvieron en cuenta fuentes primarias que, mediante la encuesta, permitieron el levantamiento de información estructurada con preguntas cerradas, dicotómicas y de opción múltiple. Esta encuesta fue validada en la Universidad Israel por docentes especialistas en NIIF. Su aplicación fue de manera directa a los encuestados, y se tabularon y analizaron mediante la herramienta de Excel.
Resultados
De acuerdo con los resultados obtenidos mediante la encuesta, se puede denotar que el registro de inventarios se realiza de forma manual (100 %); esto incrementa el riesgo de error en sus registros. Hay que anotar que la inexistencia de un plan de gestión de los inventarios genera problemas en los procesos de la empresa. Por esto, es importante actualizar el sistema de gestión de inventarios sistematizado (88 %) con el fin de innovar tecnológicamente sus procesos en lo que refiere al manejo de los inventarios. Asimismo, es imperante conocer la normativa NIIF pymes que direcciona los procedimientos contables en las empresas pequeñas (75 %) (Polo Pelayo, 2020).
PROLASE se dedica a la venta al por menor de lácteos en establecimientos especializado. La empresa corresponde a la clasificación de pequeñas empresas; en consecuencia, debe guiarse por las niif para pymes como la principal normativa sobre la cual se deben regir sus registros contables y por tanto, los reportes financieros deben estar acorde a lo estipulado en dicho documento (Navarrete et al., 2022).
Para determinar el tamaño de la empresa, es necesario considerar los parámetros de clasificación que se encuentran contemplados en el Reglamento a la estructura e institucionalidad de desarrollo productivo, de la inversión y de los mecanismos e instrumentos de fomento productivo, establecidos en el Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones (República de Ecuador. Asamblea Nacional, 2011), en donde se indica que la pequeña empresa es aquella unidad de producción que tiene de 10 a 49 trabajadores y un valor de ventas o ingresos brutos anuales entre trescientos mil uno (US $300 001) y un millón (US $1 000 000) (Shimabuku, 2017).
En tal virtud, de forma específica, para ejecutar la propuesta de gestión de inventarios en la presente empresa, es necesario considerar la sección 13 de las NIIF para pymes (Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2015) (Tabla 1), dentro de la cual se destacan los siguientes aspectos:
| Párrafo | Elemento | Contenido |
| 13.1 | Reconocimiento y medición de los inventarios | Los inventarios son activos que: · están mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; · se encuentran en proceso de producción con vistas a esa venta; o · se encuentran en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. |
| 13.4 | Medición de los inventarios | Se miden al importe menor entre el costo y el precio de venta estimado, menos los costos de terminación y venta. |
| 13.5 | Costo de los inventarios | Se incluirá en el costo de los inventarios todos aquellos rubros que permiten dar a los bienes la condición y ubicación actuales. |
| 13.11 | Otros costos incluidos de los inventarios | El valor de los inventarios puede ser ajustado en el caso de existir modificaciones en el valor razonable del bien. |
| 13.12 | ||
| 13.13 | Otros costos excluidos de los inventarios | Se excluyen aquellos que constituyan los gastos generados en el período, estos son: desperdicios anormales, almacenamiento innecesario y otros relacionados. |
| 13.15 | Costos de productos agrícolas obtenidos de los activos biológicos | Constituyen aquellos productos que son cosechados o extraídos de un activo biológico, estos se encuentran contemplados en la sección 34 de las NIIF para pymes. Estos inventarios son reconocidos a su valor razonable, menos los costos de venta (aquellos incurridos hasta el punto de venta). |
| 13.16 | Técnicas de medición del costo | El costo puede ser determinado aplicando el costo estándar, método de minoristas y precio de compra más reciente. |
| 13.17 | Cálculo del costo | La empresa podrá utilizar el método fifo o costo promedio ponderado y aplicará la fórmula sobre los inventarios que poseen una naturaleza y características similares. El método lifo no se acepta por las NIIF. |
| 13.18 | ||
| 13.19 | Deterioro del valor de los inventarios | Al final de cada periodo se debe determinar si los inventarios se encuentran deteriorados. Los bienes que se hayan detectado deben ser medidos a su precio de venta, menos los costos de terminación y venta y que se reconozca una pérdida por deterioro de valor. |
| 13.22 | Información por revelar | Se deber revelar las políticas contables adoptadas para medir inventarios, el importe total en libros de los inventarios, el importe de inventarios reconocidos como gastos y las pérdidas por deterioro del valor reconocidas en los resultados. |
Una vez conocida la normativa sobre inventarios, esta permite plantear como política la dirección de los procedimientos a implementarse (Tabla 2). Como factor inicial, se plantea la propuesta de compra de un sistema de inventarios automatizados que permita la generación de un rubro total de los productos almacenados en bodega y consecuentemente, los que se encuentran entregados o por entregar, con las siguientes especificaciones:
| Sistema de control de inventarios | Especificaciones | Beneficios | Costo total |
| HOLDED | Plataforma de gestión de negocios en la nube para pequeñas y medianas empresas que permite el seguimiento de las actividades del negocio | · Habilitación del control de todo proceso comercial · Facilidad en la gestión del área de proveedores, factores, vencimientos y pagos · Acceso inmediato y en tiempo real a los inventarios | $1500 usd |
Aplicación de un sistema de inventarios
Para el control físico en la bodega para contrarrestar cada una de las actividades que se encuentren registradas dentro del libro de los inventarios, se plantea el uso del sistema expuesto en la Tabla 3.
| Sistema de control de inventarios |
| · Comienzo de inventario inicial para el conteo físico · Permite un continuo registro al día de cada uno de los productos · Disponibilidad de información todo el tiempo · Ofrece un alto grado de control · Proporciona datos financieros sobre el conteo de los inventarios · Se aplica para todos los productos |
Entre ambos sistemas mencionados, la sección 13 inventarios (Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2015) indica que la empresa deberá aplicar un sistema de inventarios permanente o perpetuo. A partir de esta premisa, se muestra a continuación (Figura 1) el procedimiento necesario para aplicar este sistema en PROLASE dedicada a la producción de lácteos. Esta herramienta servirá de guía para el departamento contable para ejecutar el registro de las transacciones y operaciones relacionadas con el control de los inventarios.
A continuación, se desarrollan cada uno de los pasos descritos en la figura anterior y cada una de las consideraciones que permiten poner en práctica el sistema de inventarios perpetuo:
Paso 1. Definir la cuenta de inventarios
La cuenta de inventarios de mercadería es deudora debido a que pertenece al grupo de los activos. Se muestra en la Tabla 4.
| Inventario de la mercadería | |
| Se debita | Se acredita |
| · Del valor del inventario inicial de mercadería al inicio de cada ejercicio contable. · Del valor generado por la compras o suministro de los inventarios. · Del valor de los gastos incurridos en la compra de la mercadería. · Por las devoluciones de las ventas (al costo). | · Por la venta de la mercadería (al costo). · Por las devoluciones sobre las compras de mercadería. · Por las rebajas y descuentos realizados por la compra de la mercadería. |
Paso 2. Especificar la cuenta de costo de venta
La cuenta de costo de venta es una cuenta acreedora que permite actualizar en todo momento el costo de la mercadería, dependiendo del método de inventarios que se aplique. Para el caso de la presente propuesta se presenta el método promedio ponderado que se tratará más adelante.
| Costo de mercadería | |
| Se debita | Se acredita |
| · Al momento de la venta de la mercadería (al costo). | · Por el valor de las devoluciones de venta (al costo). |
Paso 3. Precisar la cuenta de ventas
La cuenta de ventas permite registrar la salida de inventarios. Se registra el precio al que fue comercializado el bien y su naturaleza es acreedora debido a que pertenece al grupo de los ingresos (Tabla 6).
| Ventas | |
| Se debita | Se acredita |
| · Por el valor de las devoluciones en ventas. · Por las rebajas y descuentos efectuados en las ventas realizadas. | · Por el monto de la venta (al precio de comercialización). |
Paso 4. Registro de los movimientos
De acuerdo con el procedimiento contable para el registro de las operaciones diarias, del mismo modo, las actividades desarrolladas con el inventario de mercadería se deben plasmar en un libro diario partiendo del principio de partida doble y devengado.
A continuación, se muestra el movimiento de las cuentas involucradas considerando las siguientes operaciones (Tabla 7):
Registro del inventario inicial de mercadería
Venta de mercadería
Registro del costo de mercadería por la venta realizada
Devolución en ventas
Registro del costo de ventas por devolución en ventas
| Fecha | Detalle | Debe | Haber |
| 07-2022 | ____________1_____________ | ||
| Caja | xxx | ||
| Inventario de mercadería | xxx | ||
| Capital | xxx | ||
| P/R Inventario inicial de mercadería | |||
| 07-2022 | ____________2_____________ | ||
| Bancos | xxx | ||
| Ventas | xxx | ||
| P/R Venta de inventario de mercadería | |||
| 07-2022 | ____________3_____________ | ||
| Costo de ventas | xxx | ||
| Inventario de mercadería | xxx | ||
| P/R Costo de mercadería | |||
| 07-2022 | ____________4_____________ | ||
| Ventas | xxx | ||
| Bancos | xxx | ||
| P/R Devolución en ventas | |||
| 07-2022 | ____________5_____________ | ||
| Inventario de mercadería | xxx | ||
| Costo de venta | xxx | ||
| P/R Costo de ventas por devolución en ventas | |||
| TOTAL | ∑xxx | ∑xxx |
Paso 5. Mayorización de las cuentas
La mayorización, como se la realiza dentro del proceso contable, se hace utilizando cédulas o las denominadas “T”, en donde las cuentas muestran los movimientos tanto en el debe con el haber.
Paso 6. Determinación de los saldos de las cuentas
Una vez que se ha desarrollado el proceso de mayorización, se procede a obtener los saldos de las cuentas; esto parte de la diferencia entre el saldo deudor y el saldo acreedor por cada una de las cuentas que se involucran.
A continuación, en la Tabla 8 se muestra el procedimiento del paso 5 y 6:
| INVENTARIO DE MERCADERÍA | |
| Debe | Haber |
| XXX | xxx |
| XXX | |
| ∑ XXX | ∑ xxx |
| VENTAS | |
| Debe | Haber |
| XXX | xxx |
| XXX | |
| ∑ XXX | ∑ xxx |
| COSTO DE VENTAS | |
| Debe | Haber |
| XXX | xxx |
| XXX | |
| ∑ XXX | ∑ xxx |
Paso 7. Inventario perpetuo con promedio ponderado
El método promedio ponderado se aplica con el objetivo de actualizar el costo de ventas conforme se desarrollen las transacciones involucradas en el movimiento de los inventarios. El instrumento utilizado es una tarjeta Kardex, esta se debe elaborar por cada uno de los bienes que comercializa la empresa (Tabla 9).
| Detalle | Entradas | Salidas | Saldos | ||||||
| Q | V. unit | V. Total | Q | V. unit | V. Total | Q | V. unit | V. Total | |
| Inventario inicial de mercadería | xxx | xxx | xxx | ||||||
| Compra de inventarios | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | |||
| Devolución en compras | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | |||
| Venta de mercadería | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | xxx | |||
| Devolución en ventas | -xxx | -xxx | -xxx | xxx | xxx | xxx | |||
El método promedio ponderado, como su nombre lo indica, establece un promedio entre los costos cada vez que estos se actualizan. Es decir, el valor total de los saldos más reciente se suma al valor total en el caso de la compra de inventarios; este monto se divide para el total de los artículos existentes en almacén más los que han sido adquiridos.
Sistema de gestión de inventarios basado en las 5S
Este modelo de inventario se basa en la clasificación, organización, limpieza, estandarización y autodisciplina que brinda mejoras en la organización.
Las 5S es una herramienta que pertenece a Lean Manufacturing, es de origen japonés y define prácticas de mejoras en orden y limpieza, a la vez que crea estándares en procesos eficaces y eficientes. Al mejorar efectivamente las áreas de trabajo, eleva la productividad de los procesos empresariales. Su uso y puesta en práctica impulsa la mejora de la cadena de valor en el caso de un negocio […]. (Barroeta, 2021, Qué es la metodología 5S, párr. 1-3)
Con base en lo anterior, se presenta el plan de acciones (Tabla 10) que se ejecutará con la aplicación en las 5S. Esto con el objeto de que la empresa pueda tener un ambiente óptimo y un adecuado control de los inventarios.
| Etapas | Actividades | Recursos | Responsable | Periodo | Observación |
| seir | Identificar los productos obsoletos de bodega | · Papel · Personal · Instructivos | · Gerente · Jefe de bodega · Área contable | Mensual | - |
| Diseño de tarjetas de color para la clasificación por inventarios | · Etiquetas · Computadora · Personal de bodega | · Gerente · Jefe de bodega · Área contable | Mensual | - | |
| Control visual | · Personal · Cámaras · Fotografías | · Gerente · Jefe del área | Trimestral | - | |
| seitor | Control visual | · Personal · Cámaras · Fotografías | · Gerente · Jefe del área | Mensual | - |
| Etiquetado de los productos de acuerdo con la frecuencia de ventas | · Personal · Etiquetas · Procedimiento | · Gerente · Jefe de bodega · Área administrativa | Mensual | - | |
| seiso | Implementación de programas de clasificación enmarcado en bodega | · Capacitación · Charlas participativas · Videos | · Gerente · Jefe de bodega · Área de recursos humanos · Área contable | Mensual | - |
| Ejecución de campañas de limpieza | · Personal · Charlas inclusivas · Capacitación constante al área de limpieza | · Gerente · Área de limpieza · Jefe de bodega | Mensual | - | |
| seikets | Fomentar en los colaboradores hábitos de cuidado y mantenimiento del lugar de trabajo | · Capacitación · Folletos | · Gerente · Área de limpieza · Área de bodega | Mensual | - |
| Asignación de trabajos y responsabilidades por cada colaborador para su área de trabajo | · Procedimientos · Descripción de las responsabilidades | · Gerente · Jefe de bodega · Personal | Semestral | - | |
| shitsuk | Elevar el nivel de aceptación y acompañamiento de los colaboradores en los beneficios que aporta la limpieza a la institución | · Capacitación constante · Motivaciones · Incentivos | · Gerente · Todas las áreas | Semestral | - |
Conclusiones y discusión
La problemática principal del presente caso es la falta de gestión y control de los inventarios que genera desabastecimiento y pérdidas en la producción, razón por la cual se diseñó un plan de gestión de los inventarios para la empresa PROLASE; este plan expone una serie de alternativas de aplicación práctica. En primer lugar, se establece el uso de una plataforma tecnológica para el control de las operaciones desarrolladas con los inventarios, posteriormente se establece la aplicación del sistema de inventarios permanente, en el que se demuestra el proceso contable y la dinámica de las cuentas contables utilizadas en el manejo de los inventarios bajo la sección 13 NIIF pymes (Fundación del Comité de Normas Internacionales de Contabilidad, 2015).
En adición, se muestra el uso del sistema de gestión de inventarios basados en las 5S: clasificación, organización, limpieza, estandarización y autodisciplina, el cual permitirá una mejor gestión en la organización; caso contrario, puede suscitar inconvenientes como los observados en la empresa PROLASE que al no implementar una adecuada gestión de sus inventarios incurrió en gastos por temas de logística y daño de sus productos perecibles.
El presente proyecto muestra limitación en el sentido de enfoque a una pequeña empresa, por lo cual se recomienda hacer más investigaciones en diferentes tipos y tamaños de empresas que denoten los problemas que presentan en su gestión para conocer y dar soluciones en línea a sus necesidades.
Un control de inventario exitoso requiere de una eficiente gestión de los recursos en todo el proceso, lo cual logrará optimizar tiempos y mitigar los riesgos en la cadena de producción y logística.
Referencias
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Candia, A. (2017). Logística: conocimientos, habilidades y actitudes. EL Cid Editor.
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