Introducción

El manejo adecuado de existencias es un gran desafío en el plano internacional. Esto lleva a las entidades a destinar tiempo y dinero en busca de mejoras que permitan disminuir inconvenientes (Del Campo et al., 2018) como mermas y desmedros de existencias almacenadas. Estos, a su turno, pueden ser ocasionados por situaciones relacionadas con la gestión logística: por ejemplo, cuando se guarda gran número de productos en los almacenes y estos expiran o se desactualizan, o son objeto de un tratamiento inadecuado. Dado que lo anterior repercute en el crecimiento económico (Torres, 2021), la gestión física y contable de los inventarios debe ser primordial para las empresas; les permite mantener un control pertinente, y a la vez conocer su situación económica al final del periodo de manera confiable (Ortega et al., 2017).

La empresa Ferconor Sociedad Anónima Cerrada (SAC), ubicada en el Distrito de La Victoria de Chiclayo (Perú), comercializa materiales de construcción y artículos de ferretería. Su volumen de compras y ventas, la mala distribución de los productos almacenados y la falta de un manual de organización y funciones refleja deficiencias en el control estricto de los ingresos, almacenamiento y salida de mercaderías. Esto causa inconsistencias que dificultan el manejo de los inventarios, así como mermas y desmedros en las existencias. Con esto, el estudio que se presenta aquí busca atender el siguiente cuestionamiento: ¿cuál es la propuesta de mejora de control de inventarios para la empresa Ferconor SAC en 2021?

Asencio et al. (2017) indican que el control de inventarios debe abarcar desde los requerimientos hasta los despachos de mercaderías. Asimismo Manosalvas et al. (2020) afirman que el uso de documentos que registren las entradas, salidas y saldos contribuyen a la gestión pertinente de los stocks para prever las reposiciones; y Lizana (2018) agrega que los conteos periódicos ayudan a constatar la generación de pérdidas por mermas. Culqui (2019), a su turno, señala que el deficiente control de las operaciones deriva en posibles alteraciones en la información financiera. En la misma línea, Argüello et al. (2018) evidencian que para mejorar la gestión de inventarios se debe disponer de un software sólido y confiable, y de la designación de puestos establecidos en un manual de funciones; y García et al. (2020) apuntan que llevar un control de existencias es un instrumento útil al momento de decidir, y poner en marcha estos tipos de sistema mejora la comunicación entre los niveles organizacionales.

El control de inventarios es el poder que se tiene sobre las mercaderías como mecanismo sujeto a procedimientos operativos (Sierra et al., 2015). Se centra en garantizar que la cantidades existentes en el almacén presenten exactitud con lo registrado en el sistema administrativo de las empresas (Múzquiz, 2013). En el ingreso de mercaderías, el encargado debe recibir y verificar la calidad y cantidad de lo requerido conforme a sus documentos sustentatorios (Meléndez, 2016); el almacenamiento de mercaderías consiste en conservar la ubicación de estas con orden y supervisión según sus características durante una temporada (Flamarique, 2019); y la salida de mercaderías es el envío de existencias, del cual se deben verificar cantidad, calidad y transporte designado, al tiempo que debe estar validado por documentos de despacho y aprobado por el jefe de almacén (Álvarez, 2017).

El tratamiento contable de los inventarios está regulado por la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 2 - Inventarios (International Accounting Standards Board, 2004). Esta proporciona los parámetros necesarios para el manejo contable de las existencias: determinación y reconocimiento de su costo, y procedimiento a seguir frente a cualquier desperfecto que reduzca su importe en libros (Arias, 2015). A su turno, el tratamiento tributario de las existencias está regulado en el inciso f del artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta (Ministerio de Economía y Finanzas, 1994), el cual menciona que las mermas y los desmedros de productos pueden considerarse gasto deducible si están correctamente acreditados (Arias, 2015).

En consonancia con la pregunta de investigación planteada antes, la propuesta que se expone en este artículo se realizó con el objetivo general de elaborar un modelo de mejora de control de inventarios para la empresa Ferconor SAC. Esto incluyó describir la situación actual de la empresa para posteriormente elaborar una mejora para el ingreso, el almacenamiento y la salida de sus mercaderías, así como también para el tratamiento contable y tributario de sus existencias.

Metodología

Según lo establecido por Hernández-Sampieri y Mendoza (2018), la propuesta que nos ocupa se realizó con enfoque cuantitativo, lo que demanda un lugar y un diseño precisos para hacer uso del análisis estadístico. Se inscribe en el nivel descriptivo-propositivo, que busca detallar las cualidades, particularidades y rasgos de cualquier ente o fenómeno sujeto a indagación; cuenta con un diseño no experimental, en el cual no se ejecutan intencionalmente las variables independientes para percibir el impacto que ocasionan en otras, sino que solo se las considera en su entorno común para estudiarlas; y es de corte transversal, ya que se recaba información en un solo momento para especificar las variables o las categorías que estas presentan. Además, es una investigación de aplicada: emplea el conjunto de ideas obtenidas para tratar solucionar asuntos prácticos (Muñoz, 2015).

La población (grupo de las unidades de análisis que se ajustan a ciertas características [Hernández-Sampieri y Mendoza, 2018]) y muestra estuvo conformada por los 12 colaboradores de la empresa Ferconor SAC. Se trabajó con una muestra censal que refiere la lista completa de todo el ente poblacional, del cual se obtiene información amplia y veraz (López-Roldán y Fachelli, 2015). Asimismo, se contó con la participación de tres especialistas en el área contable y tributaria.

Como instrumento se empleó el cuestionario: esta técnica de encuesta es un formulario redactado para recabar datos sobre las variables en estudio. Este fue validado por expertos que juzgaron la importancia, consistencia, conveniencia y precisión con que se elaboraron los puntos que lo componen (Sánchez et al., 2018). El cuestionario presenta un alfa de Cronbach –parámetro estadístico que valora el grado de confianza de un mecanismo que consta de una relación de ítems (Sánchez et al., 2018)– de 0,719, por lo que el instrumento es confiable. Como complemento a la técnica de entrevista se empleó una ficha como medio documental, con el objetivo de recopilar conocimientos del entrevistado; y para el análisis se empleó una ficha de registro documental, que posibilita recoger información de las fuentes bajo análisis (Arias Gonzales, 2020).

Resultados

El análisis descriptivo y documental permitió componer el modelo de mejora de control de inventarios para la empresa estudiada, considerando la elaboración de mapas de proceso para el ingreso, almacenamiento y salida de mercaderías, y el tratamiento tributario de las existencias. Además, para el tratamiento contable de los inventarios se desarrolló su aplicación práctica.

Resultado del diagnóstico

En la tabla 1 se aprecia que 75 % de los 12 colaboradores encuestados calificaron el ingreso de mercaderías como moderado. 58,3 % consideraron deficiente la verificación de las cantidades de mercadería ingresadas de acuerdo con las órdenes de compra; y 50 % catalogaron de la misma manera la verificación de las órdenes de compra al ingresar la mercadería. 75 % consideraron moderada a la verificación de la calidad de los productos y el registro de las recepciones de mercadería por devolución en el sistema; 66,7 % posicionaron en la misma escala el registro de los ingresos por una persona que no tiene acceso al almacén; y 58,3 % ubicaron en esta condición la consideración de comprobantes de pago autorizados para realizar los registros en el sistema y el detalle de las cantidades sobrantes o faltantes de mercadería en las guías de remisión.

En la tabla 2 se aprecia que, del total de los 12 colaboradores encuestados, 66,7 % calificaron el almacenamiento de mercaderías como moderado; 83,3 % opinaron lo mismo de la verificación de existencias con conteos físicos y periódicos; y 66,7 % asignaron la misma calificación a la codificación de las mercaderías almacenadas.

En la tabla 3 se aprecia que 66,7 % de los colaboradores encuestados calificaron la salida de mercaderías como moderada; igual porcentaje calificó también como moderado el registro de la salida de mercaderías por una persona que no tiene acceso al almacén; y 58,3 % catalogaron en la misma posición a la consignación de devolución de mercadería a los proveedores con guía de remisión.

La tabla 4 presenta la información obtenida mediante una entrevista a tres especialistas en el área contable y tributaria; dos de ellos trabajan para la Ferconor SAC y uno es externo a la empresa.

Con relación a la utilización de sistema de registro de inventario perpetuo, los entrevistados coincidieron en que este es necesario y recomendable para llevar el control de los inventarios. Respecto a la mejora en el método de valuación de inventarios, dos de ellos mencionaron que la empresa utiliza el método PEPS, pero recomiendan utilizar el costo promedio; en cuanto al registro contable de ajustes para actualizar el costo de los inventarios a su valor razonable, indicaron que no es común aplicarlo para mercaderías; y al tratar sobre el registro contable de ajustes por desvalorización de existencias a su valor neto realizable, los tres señalaron que es necesario realizar esta operación. Sobre los parámetros para procedimiento de acreditación de las mermas refirieron que se deben realizar evaluaciones exigentes haciendo uso del inventario permanente para identificar las mermas; y frente a los parámetros para el procedimiento de acreditación de los desmedros respondieron que se debe informar a la Sunat o contratar un notario para la verificación y obtención de un sustento. A partir de los resultados del diagnóstico se identificaron oportunidades de mejora.

La tabla 5 presenta información sobre las mejoras a proponer con base en el análisis documental realizado a la NIC 2 - Inventarios (International Accounting Standards Board, 2004), al Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta - Decreto Supremo n.° 179-2004-EF (Ministerio de Economía y Finanzas, 2004), al Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta - Decreto Supremo n.° 122-94-EF (Ministerio de Economía y Finanzas, 1994) y a otros estudios afines (anexo 1), así como en la entrevista realizada y las deficiencias encontradas en la empresa Ferconor SAC después de realizar la encuesta a sus colaboradores.

Resultado de propuesta

Proceso de ingreso de mercaderías

La figura 1 muestra la propuesta para el ingreso de mercaderías. Este proceso, para el que se considera necesaria la interacción entre las áreas de almacén, logística y contabilidad, iniciará con un requerimiento de mercadería y finalizará con el ingreso de recepción de productos al sistema de gestión; o en caso contrario, con la comunicación de devolución de mercadería a proveedor al área de logística.

FIGURA 1. Mapa de proceso de ingreso de mercadería
Fuente: elaboración propia.

En la figura 2 se observa el formato de informe de recepción de mercadería, que será llenado por quien recibe los productos después de las revisiones respectivas.

FIGURA 2. Informe de recepción de mercadería
Fuente: elaboración propia.

La figura 3 describe el proceso de recepción de mercadería por devolución, en el cual intervienen las áreas de ventas y almacén. Inicia con la comunicación de devolución de mercadería por parte del cliente y termina con la emisión de nota de crédito por devolución, o bien con la improcedencia de la misma.

FIGURA 3. Mapa de proceso de recepción de mercadería por devolución
Fuente: elaboración propia.

Proceso de almacenamiento de mercaderías

En la figura 4 se muestra la propuesta para el almacenamiento de mercaderías. Este proceso, en cuyo desarrollo se considera necesaria la comunicación entre las áreas de almacén y logística, consta de dos fases: organización de mercaderías —que comienza con la codificación de la mercadería—; y verificación y disponibilidad de mercaderías —que finaliza con la existencia de stock disponible o con un requerimiento—.

FIGURA 4. Mapa de proceso de almacenamiento de mercaderías
Fuente: elaboración propia.

En la figura 5 se muestra el formato de informe de conciliación de inventario, que será llenado por el área de logística valorizando los faltantes o sobrantes de productos.

FIGURA 5. Informe de conciliación de inventario
Fuente: elaboración propia.

Proceso de salida de mercaderías

En la figura 6 se observa la propuesta para la salida de mercaderías, proceso en el que deberá existir interacción entre las áreas de ventas, almacén y logística. Este iniciará con el pedido del cliente y finalizará si este último recoge la mercadería con la conformidad de la entrega, o bien con la recepción de la mercadería por devolución; si no lo recoge, terminará entonces con la firma de guía de remisión por cliente o, en caso contrario, con la recepción de la mercadería por devolución.

FIGURA 6. Mapa de proceso de salida de mercaderías
Fuente: elaboración propia.

En la figura 7 se observa el formato de informe de entrega de mercadería, que será diligenciado por quien despache los productos después de las revisiones respectivas (deberá especificar con qué documento se realiza la entrega).

FIGURA 7. Informe de entrega de mercadería
Fuente: elaboración propia.

En la figura 8 se observa el proceso de devolución de mercadería a proveedor, en el cual intervendrían las áreas de almacén, logística y contabilidad. Iniciará con la preparación de mercadería por devolver a proveedor y finalizará con el ingreso de nota de crédito al sistema de gestión.

FIGURA 8. Mapa de proceso de devolución de mercadería a proveedor
Fuente: elaboración propia.

Tratamiento contable de los inventarios

La tabla 6 presenta información sobre las principales características de la propuesta de mejora del tratamiento contable de los inventarios basadas en el análisis de la NIC 2 - Inventarios y otros estudios realizados, además de los aportes de los entrevistados.

Para ilustrar la propuesta de mejora se da a conocer su aplicación práctica: El inventario inicial de Cemento Mochica Tipo Gu de la empresa Ferconor SAC al mes de agosto es de 200 bolsas, valorizadas en S/ 17 cada una. El 15 de agosto de 2021 se compraron, con factura F007-3546, 800 bolsas de cemento a S/ 18 sin impuesto general a las ventas (IGV). Las ventas realizadas durante el mes fueron: 300 bolsas de cemento el 17 de agosto de 2021 con factura FE01-1226 a S/ 19 sin IGV; 150 bolsas de cemento el 23 de agosto de 2021 con boleta BE01-2139 a S/ 19 sin IGV; y 200 bolsas de cemento el 28 de agosto de 2021 con factura FE01-1249 a S/ 19 sin IGV.

Procedimientos:

• Sistema de registro de inventario permanente: en la figura 9 se muestra el modelo de formato de registro Kardex que se utilizará en este sistema, el cual detalla las operaciones diarias de cada producto con sus respectivos costos.

FIGURA 9. Formato de registro Kardex
Fuente: elaboración propia.

• Método de valuación costo promedio: en la figura 10 se muestra la obtención del costo promedio unitario al aplicar este método. A la cantidad de inventario inicial se le suma el número de productos comprados (200+800), y lo mismo se realiza con los costos totales de estos (3.400+14.400); luego se divide este resultado entre las cantidades sumadas (17.800/1000). El costo promedio unitario para las ventas realizadas es de S/ 17,80.

FIGURA 10. Utilización del registro Kardex con el método de valuación costo promedio
Fuente: elaboración propia.

La tabla 7 presenta la contabilización de las operaciones anteriormente registradas en el Kardex, así como el costo de venta obtenido con el método de valuación costo promedio.

La empresa Ferconor SAC tiene un saldo de inventario de Cemento Pacasmayo Fortimax3 al 31 de diciembre de 2020 de 150 bolsas a S/ 25 cada una, lo que da un total de S/ 3750. El valor de venta unitario de este tipo de cemento es de S/ 26 y los costos para realizar la venta son de S/ 1,20 por unidad.

Procedimientos:

• • Cálculo de valor neto realizable por unidad: VNR: Valor de venta – Costos estimados de terminación o venta VNR: S/ 26.00 - S/ 1.20 = S/ 24.80

  • Ajuste por desvalorización de existencias: la tabla 8 presenta la determinación de realización del ajuste en libros por la desvalorización existente en el cemento.

La tabla 9 presenta la contabilización del ajuste por la desvalorización del cemento a su valor neto realizable.

Tratamiento tributario de las existencias

En la figura 11 se observa la propuesta para el tratamiento tributario de las existencias con base en el análisis de la Ley del Impuesto a la Renta, proceso en el que deberá existir comunicación entre las áreas de almacén, ventas y contabilidad.

FIGURA 11. Mapa de proceso para el tratamiento tributario de las existencias
Fuente: elaboración propia.

El proceso en cuestión comenzará con la fase 1 - almacenamiento de mercaderías, que a su turno iniciará con la muestra de mercaderías para la venta. Podrá finalizar de dos maneras:

• • Con la entrega de mercadería, o bien continuar si se detectan mermas y desmedros, y terminar el proceso con el archivo del informe técnico, última actividad de la fase 2 - acreditación de las normas.

  • Con el paso de la fase 1 a la 3 - acreditación de desmedros, que concluirá con el archivo del acta notarial.

La tabla 10 muestra las líneas de productos que tienen tendencia frecuente a causar mermas y desmedros en la empresa estudiada.

Discusión

Los resultados del diagnóstico para la propuesta muestran las oportunidades de mejora para los puntos críticos identificados en la empresa Ferconor SAC (tabla 5), relacionados con el control de sus inventarios. Estos resultados están orientados según el aporte teórico de Sierra et al. (2015), quienes mencionan que el control de inventarios es el poder que se tiene sobre las mercaderías como mecanismo sujeto a procedimientos operativos. Así mismo, los resultados obtenidos presentan similitud con los del estudio de Asencio et al. (2017); estos reflejan dificultades relacionadas con la poca organización y carencia de procesos de control.

En lo que atañe al proceso de ingreso y reingreso de mercaderías, el resultado obtenido sigue los lineamientos teóricos de Meléndez (2016), citado anteriormente. Además, brinda una mejora relacionada también con los resultados de Fernández y Núñez (2021), quienes indican que el 88,8 % de los encuestados consideraron que el ingreso de mercaderías se realiza de manera regular a eficiente porque reciben indicaciones sobre la revisión de documentos y de las cantidades de mercadería recibidas.

El resultado de esta propuesta, basado en el citado argumento teórico de Flamarique (2019), encamina el proceso de almacenamiento de mercaderías. La mejora propuesta sigue los resultados del estudio realizado por Lizana (2018), en cuyo estudio el 60 % de los encuestados refieren que los inventarios físicos son importantes porque ayudan a conocer el stock real y, a la vez, constatar la generación de pérdidas por falta de rotación.

En relación con el proceso de salida de mercaderías y devoluciones realizadas a proveedores, el resultado del presente estudio sigue la base teórica de Álvarez (2017) y considera lo aportado por Manosalvas et al. (2020), cuyos resultados los llevan a apuntar que se debe hacer uso de documentos para registrar las entradas, salidas y saldos de mercaderías que contribuyan a su reposición.

La propuesta muestra el tratamiento contable de los inventarios relacionado al sistema de registro de inventario permanente, método de valuación costo promedio y ajuste por desvalorización de existencias, en línea con los aportes de Arias (2015) respecto de la NIC 2 - Inventarios. Así mismo, se refleja con la propuesta el tratamiento tributario de las existencias al considerar el procedimiento de acreditación de las mermas y los desmedros según el lineamiento teórico del citado Arias (2015).

Conclusión

De los resultados obtenidos se concluye que la empresa estudiada presenta deficiencias en la verificación de las ordenes de compras; solo a veces se realizan conteos físicos y periódicos de sus existencias; respecto al proceso de salida de mercaderías presenta condición moderada; no se hace uso del sistema de registro de inventario perpetuo; el manejo de sus inventarios está acorde al método PEPS; y no se realizan ajustes por desvalorización de existencias, ni se acreditan las mermas y desmedros.

En respuesta lo anterior, se elaboró una propuesta de mejora que contempla lo siguiente:

• • Ingreso y reingreso de mercaderías: se establecieron los procesos adecuados considerando principalmente la verificación de documentos y de cantidades al recibir la mercadería.

  • Almacenamiento de mercaderías: se elaboró el proceso que debe existir desde la recepción hasta la solicitud de un nuevo requerimiento de mercadería, haciendo hincapié en el procedimiento de verificación de existencias.

  • Salida de mercaderías y devoluciones realizadas a proveedores: se detallaron los procesos necesarios para mejorar el registro de salida de mercaderías considerando las áreas que se relacionan para este fin.

  • Tratamiento contable de los inventarios: se elaboró una propuesta de mejora dando a conocer las características y el procedimiento a realizar para la utilización del sistema de registro de inventario permanente, para la aplicación del método de valuación costo promedio y para realizar ajustes por desvalorización de existencias con base en la NIC 2 y otros estudios.

  • Tratamiento tributario de las existencias: la propuesta brinda un modelo de proceso de identificación de mermas y desmedros, y su posterior acreditación, conforme a lo estipulado por la Ley del Impuesto a la Renta.

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