INTRODUCCIÓN

El flujo de efectivo consiste en los movimientos o acumulaciones de dinero producto de las operaciones del negocio, de las inversiones o el financiamiento; este, determina la forma en que se generan los recursos de una organización. Puede elaborarse mensual o anual, pero todas las empresas deben cumplir con normativas y reglamentos para su presentación. A través de estos, se puede saber si el negocio tiene la capacidad de pagar deudas o si se debe mejorar su nivel de liquidez. De igual manera, señala (Paz, 2014), “El flujo de efectivo, flujo de caja o como también es conocido Cash Flow en inglés es considerado como el activo más liquido de la empresa y está compuesto por billetes, monedas, documentos bancarios entre otros tipos, y es identificado como el motor de los negocios”.

Las empresas comerciales en Panamá, presentan problemas al momento de elaborar el flujo de efectivo, ya que se les dificulta establecer controles en la ejecución de los procesos, debido en muchas ocasiones a la falta de normas, políticas y manuales de procedimientos que contribuyan a cumplir con las obligaciones financieras de la compañía. El flujo de efectivo representa uno de los estados financieros de mayor importancia en toda organización, y más para las empresas comerciales, ya que, en muchos de los casos, el movimiento de dinero es constante; lo que significa que una adecuada proyección y control se convierte en un aspecto fundamental para su buen funcionamiento. En ese sentido, toda empresa que utilice un sistema de movimiento de efectivo debe establecer los controles apropiados, toda vez, los registros contables sean presentados de manera razonable y se logre una correcta clasificación en el Balance General. Para lograr esto, se deben seguir un conjunto de normas y reglas basados en criterios establecidos, que hagan confiable su presentación. Estos criterios o normas, se denominan, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, del cual se desprende el de Objetividad. Este principio señala que todo movimiento de efectivo debe ser respaldado por una evidencia o comprobante. Es por ello que, el objetivo de este artículo es presentar diversos factores que inciden en el uso adecuado de

controles y procesos en el flujo de efectivo de las empresas comerciales en Panamá; el cual es enfocado a las diferentes actividades de flujo de efectivo realizadas por estas, específicamente en sus procesos y la manera en que se contabiliza y controla el efectivo producto de los movimientos que tienen que ver con los ingresos por ventas. También, se presentan referencias de otros estudios realizados por diferentes autores que refuerzan y afirman la importancia de establecer adecuados controles y procesos para contribuir a mitigar los riesgos por errores y fraudes.

En la actualidad, muchas empresas comerciales tienen como práctica contable elaborar el Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados mensualmente, sin embargo, el Flujo de Efectivo es preparado anualmente; este hábito o costumbre genera problemas al momento de identificar las partidas que realmente movieron efectivo, además, impide contar con un análisis del ingreso y salida de efectivo de la compañía. Otra situación muy común, en las empresas comerciales en Panamá, es que estas no cuentan con manuales de procesos o procedimientos que guíen al usuario, en este caso el contador, en la planeación y elaboración del flujo de efectivo y mucho menos, políticas de control que contribuyan a que se reduzca la incertidumbre en cuanto a riesgos de errores y fraudes, por lo que debemos considerar que, la administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio debido a que es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser mal invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control contable. (Guajardo, 2008, p.294)

Si esto es así, y como señalamos en líneas anteriores, es evidente la existencia de una situación problemática en la contabilización de las operaciones que tienen que ver con el efectivo, ya que estas se pueden estar realizando en forma errónea, debido a una falta de proyección, procedimientos inadecuados y la creación de

controles por parte de la empresa, lo que puede desembocar en todo caso en la ocurrencia de errores o fraude. Se hace evidente, la necesidad de formular e implementar manuales de procedimientos y procesos, además de la creación de políticas adecuadas de control que coadyuven a un mejor manejo del flujo de efectivo en estas, y así contribuir a reducir o mitigar las oportunidades de ocurrencias de errores y fraudes que se presenten.

En Panamá, las operaciones comerciales están reguladas por el Ministerio de Comercio e Industrias (MICI) de acuerdo a la legislación establecida en el Código de Comercio, en el Artículo #1, Libro #1, denominado “Título Preliminar”, en el que señala que “La Ley comercial rige los actos de comercio sean o no comerciantes las personas que en ellos intervenga”; También, en su parágrafo #2, identifica todos los que en adelante serán considerados como actos de comercio.

Además, en el Artículo N°74 de la ley N°6 de febrero de 2005 publicada en la gaceta oficial N° 23,232 del 3 de febrero de 2005, Artículo N° 14, Parágrafo N°1, se adoptan como propias y de aplicación en la República de Panamá, las Normas Internacionales de Información Financieras NIF emitidas y que emita el Consejo de Normas Internacional de Contabilidad, International Accountig Standard Board IASB, organismo independiente establecido para promulgar normas contables de aplicación mundial. (Paz, 2014, p.15)

Hecha esta salvedad, el objetivo de la NIC 1 es, establecer las bases de presentación de los estados financieros a los efectos de cumplir con el objetivo principal, brindar información general de la empresa, asegurando la comparabilidad, tanto con la propia empresa en sus períodos anteriores, como con otras empresas. Señala también, que dentro de la composición de los estados financieros comprende un estado de flujos de efectivo del período.

Por otro lado, según la Norma Internacional de Contabilidad NIC 7, denominada Estados de Flujo de Efectivo, La información acerca de los flujos de efectivo de una entidad es útil porque suministra a los usuarios de los estados financieros una base para evaluar la capacidad de la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo y las necesidades de la entidad para utilizar esos flujos de efectivo. Para tomar decisiones económicas, los usuarios deben evaluar la capacidad que la entidad tiene de generar efectivo y equivalentes al efectivo, así como las fechas en que se producen y el grado de certidumbre relativa de su aparición. El objetivo de esta Norma es requerir el suministro de información sobre los cambios históricos en el efectivo y equivalentes al efectivo de una entidad mediante un estado de flujos de efectivo en el que los flujos de fondos del período se clasifiquen según si proceden de actividades de operación, de inversión o de financiación. (s.n.)

El flujo de efectivo que posee un negocio normalmente se clasifica en dos partidas: caja chica y otra, bancos. La primera, es un fondo normalmente limitado con el que se cuenta para hacer frente a erogaciones cuyo monto es pequeño y cuya naturaleza y oportunidad exige que el pago sea en efectivo, es decir, pagos que no se realizan con cheques (Guajardo, 2008, p.291,292).

Además, el estado de flujo de efectivo informa sobre los recibos y pagos de efectivo por actividad de operación, financiamiento e inversión estas son las principales actividades de una compañía. Una adecuada dirección del este es fundamental, ya que constituye el medio para la adquisición de mercaderías y servicios; por lo general la administración del efectivo se centra en dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno (Guajardo, 2008, p.294).

Dicho lo anterior, amplia Guajardo (2008), señalando que, Él presupuesto de efectivo constituye una base fundamental de la función de planeación, ya que permite identificar los requisitos o sobrantes de efectivo en un periodo determinado.

El control contable es necesario con el fin de asegurar que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa, es decir, cerciorarse de que no se desperdicia, se invierta mal o se robe. La administración es responsable del control y de la protección de todos los activos de la empresa. (p.296)

A continuación, se presentan para su mejor comprensión, algunos términos básicos y métodos que se usan de forma habitual en la planeación y elaboración del flujo de efectivo, términos tales como:

Equivalentes al efectivo: señala Deloitte (2019), que son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.

Flujos de efectivo: son las entradas y salidas de efectivo y equivalentes al efectivo. Actividades de operación: son las actividades que constituyen la principal fuente de ingresos de la entidad, así como otras actividades que no puedan ser calificadas como de inversión o financiación.

Actividades de inversión: son las de adquisición y disposición de activos a largo plazo, así como de otras inversiones no incluidas en los equivalentes al efectivo (s.n.).

Estado de resultado: es un informe financiero reporte financiero que en base a un periodo determinado muestra de manera detallada los ingresos obtenidos, los gastos en el momento en que se producen y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo para analizar esta información y en base a esto, tomar decisiones de negocio (Castro, 2015, p.2).

Actividades de financiación: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por la entidad (Wild, Subramanyam, Halsey, 2007, p.375).

Flujo de caja: según (Rodríguez, 2014, citado en Ancho Gómez, 2018) es la estimación de los ingresos y egresos de efectivo de una empresa en un periodo determinado. Se refiere a la cantidad de efectivo que se genera mediante las operaciones, el cual ayuda a determinar la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones (p.19).

Gastos: son las salidas o erogaciones en que se incurre con el fin de mantener la empresa en funcionamiento. Hace referencia al consumo de un bien o la expiración de un costo con el fin de obtener ingresos (Rodríguez, 2018 parr.1).

Liquidez: es la cercanía al efectivo de los activos y pasivos. La solvencia es la Capacidad de pagar las deudas cuando éstas llegan a su vencimiento. La flexibilidad financiera es la capacidad de reaccionar y ajustarse a las oportunidades y adversidades (Wild, Subramanyam, Halsey, 2007, p.373).

Método directo: Este método, se presentan por separado y sus principales categorías de cobros y pagos son en términos brutos, la norma recomienda utilizar el método directo, aduciendo que suministra información que puede ser útil en la estimación de los flujos de efectivo futuros, la cual no está disponible utilizando el método indirecto estas pueden ser obtenida por uno de los siguientes procedimientos:

• a. Utilizando los registros contables de la entidad, o

  b. Ajustando las ventas y el costo de las ventas, así como otras partidas en el estado de resultados por:

  c. Los cambios habidos durante el periodo en los inventarios y en las partidas por cobrar y por pagar derivadas de las actividades de operación;

  d. Otras partidas sin reflejo en el efectivo; y Otras partidas cuyos efectos monetarios se consideran flujos de efectivo de inversión o financiación Vargas, (2007).

Método Indirecto: Afirma Vargas (2007) que, el método indirecto, el cual se comienza presentando la ganancia o pérdida en términos netos, cifra que se ajusta luego por los efectos de las transacciones no monetarias, por todo tipo de partidas de pago diferido y acumulaciones que son la causa de cobros y pagos en el pasado o en el futuro, así como de las partidas de pérdidas o ganancias asociadas con flujos de efectivo de operaciones clasificadas como de inversión o financiación.

En este método el flujo neto por actividades de operación se determina corrigiendo la ganancia o la pérdida, en términos netos, por los efectos de:

• a. Los cambios habidos durante el periodo en los inventarios y en las cuentas por cobrar y por pagar derivadas de las actividades de operación; las partidas sin reflejo en el efectivo, tales como depreciación, provisiones, impuestos diferidos, pérdidas y ganancias de cambio no realizadas, participación en ganancias no distribuidas de asociadas, e intereses minoritarios.

  b. Cualquier otra partida cuyo efecto monetario se consideren flujo de efectivo de inversión o financiación.

  En cuanto al control que debe existir en el manejo del flujo de efectivo, Archenti & Marelli (2016), en su trabajo de grado, denominado Control interno y el manejo de efectivo en el área de caja de la empresa Hermes Transporte Brindo S.A., del Perú, el cual tienen como objetivo determinar de qué manera influye el control interno en el manejo de efectivo del área de caja de esta empresa de transportes brindados, presentan resultados que indican, que esta empresa no utiliza el control interno para las funciones de los trabajadores, por lo que no están haciendo la labor de forma eficiente y no favorece al desarrollo sostenible de la empresa (p.6).

  Este trabajo permite comprender la importancia de contar con estrategias financieras para un adecuado control de las operaciones relacionadas con el flujo de efectivo ya que de ello puede depender la operatividad de la empresa.

  Por otro lado, Dakay & Castellón (2020), en su artículo científico denominado, Importancia del flujo de Efectivo Proyectado como herramienta de Control Interno para mantener el Negocio en Marcha en las Micros y pequeñas Empresas: cuyo objetivo es demostrar que en la actualidad las empresas presentan problemas en su gestión de negocio, al no utilizar el Flujo de Efectivo Proyectado como una herramienta de control interno para una eficiente gestión de las finanzas. Por lo que, para lograr un eficiente control interno, las micros y pequeñas empresas deben contemplar las normas, políticas y procesos mínimos, para poder lograr los resultados esperados, para tal fin se enuncian una serie de cumplimientos que debe incorporar toda empresa para mejorar las falencias que tengan (p.1).

  El artículo científico de Dakay & Castrellón(2020), demuestra como las micro y pequeñas empresas en Panamá, las cuales representan un alto porcentaje, han venido desarrollando problemas de gestión para enfrentar las responsabilidades en su entorno de modelo de negocio, al no contar con herramientas adecuadas de control para una gestión eficiente a corto y mediano plazo, donde no se alcanzan los objetivos deseados, y en otros aspectos desmejorando la confianza con proveedores, acreedores, lo que conlleva a una mala imagen para las empresas (p.1).

  Ahora veamos, lo que señala Fernández (2015), en su trabajo de investigación, se centra en el Proceso de Control del Flujo de Efectivo en Tiendas Industriales Asociadas en Babahoyo, importadora y comercializadora de variados productos, donde el principal problema que se vislumbra, es el manejo inadecuado del efectivo, ya sean entradas y salidas del dinero, referentes a los ingresos por ventas al por menor de variados productos y los desembolsos por conceptos de pagos. Siendo entonces necesario un proceso de control de forma inmediata, toda vez, se logre un manejo adecuado y oportuno del efectivo, para mantener la liquidez y solvencia en el negocio.

  En efecto, el control de flujo de efectivo le permite lograr mayor liquidez y solvencia a la compañía, controlar el uso correcto del efectivo y en forma adecuada toda vez sirva a la empresa para tener mayor crecimiento financiero, económico y mayor emprendimiento empresarial (Fernández 2015, p.13).

  Además, en cuanto al uso de manuales de procedimientos para el manejo de los procesos, Almeida et al., (2020), en su tesis titulada, “Control del Efectivo y su Influencia en la Gestión Financiera de una Empresa de Servicios de Catering”, determinó que, en el área de contabilidad y finanzas, no se cuenta con manuales de funciones por lo que no tienen un orden ni control efectivo para la ejecución de sus procesos más importantes, en este caso el control del efectivo (p.2 -p116.).

  Este estudio señala que, la gestión financiera es una poderosa herramienta que permite planificar, organizar, dirigir, controlar y, monitorear la reducción de los costos, incrementando así la efectividad de la información que debe tratarse con mucha seriedad, utilizando herramientas que permitan analizar nuestros objetivos y mantener el control de nuestros resultados, para una correcta toma de decisiones y tener beneficios a largo plazo y de manera favorable para la compañía.

  Hernández et al. (2004), en su estudio de investigación denominado “La Implementación de un manual de procedimiento para el control del flujo de efectivo”, presenta alguna ideas y prácticas de control que pueden manejar algunas empresas para poder administrar eficazmente el efectivo. Los controles internos no se diseñan para detectar errores, si no para reducir la oportunidad que estos ocurran y en última instancia, el fraude. El uso de manuales de procedimientos, es una de las medidas del control interno dentro de una empresa, a través de su utilización, se puede tomar todas las precauciones necesarias para prevenir el fraude y establecer un método adecuado para la presentación del flujo de efectivo en los registros contables. (p.154)

  Por otro lado, Catacora (1997), señala que, “Una empresa establece procedimientos a seguir, para regular la actuación de todos los empleados. [...] “Los procedimientos contables son todas las actividades que realizan los empleados del departamento de contabilidad y que están soportados por diferentes conocimientos y teoría de la profesión contable” (p.70).

  Además, el uso de herramientas a nivel gerencial es muy importante para poder comprender como se llevan a cabo los procesos contables; la falta de documentación de los procedimientos es una de las fallas más comunes en las organizaciones, por lo que se hace apremiante tomar decisiones de como documentar las actividades de estas, toda vez, cuando un empleado se retire o falte, se pueda conocer detalladamente, la forma en que se deben desarrollar las diferentes actividades de la organización (Catacora, 1997, pág.73).

  Se ha demostrado y reafirmado en los apartados anteriores, la importancia que tiene para las empresas contar con adecuadas políticas de control, aunado al uso de adecuadas herramientas gerenciales, como los manuales de procedimientos, para la elaboración y manejo del flujo de efectivo, que permitan llevar una correcta administración de sus operaciones en forma ordenada y detallada, y que, coadyuve a los usuarios de la información financiera a cumplir de forma eficaz y oportuna, con los objetivos financieros establecidos.

MATERIALES Y MÉTODOS

Para el desarrollo del presente trabajo de investigación, se utilizó el tipo de estudio documental, descriptivo y cualitativo; pues esta inicia, con la revisión de libros, revistas especializadas, artículos científicos publicados, investigaciones doctorales entre otros, en búsqueda de situaciones o propiedades importantes del fenómeno de estudio. El segundo universo, denominado de campo, es dónde se complementa

y alcanzan los objetivos programados para la investigación; el cual es conformado por diferentes usuarios expertos de la información financiera concerniente al flujo de efectivo de empresas comerciales en la ciudad de Panamá.

La técnica utilizada para la obtención de los resultados para el segundo universo, se dio a través de un focus groups o grupos de enfoques, en el cual se realizó una reunión con un grupo de 10 personas, todas expertas en el área, para discutir el tema sobre los controles internos y el uso de manuales de procedimientos en los procesos del flujo de efectivo; producto de las diferente experiencias, opiniones, ideas y reacciones que ellos compartieron, se pudo obtener las respuestas, que nos sirvieron para la obtención de los resultados más importantes de la investigación.

RESULTADOS Y DISCUSIÓN

A continuación, se presentan los resultados más relevantes y la discusión de la investigación, iniciando con el Ítem o pregunta N°1 de un total de 11 preguntas desarrolladas en el guion de entrevista del Focus Group o grupo de enfoque.

El objetivo de la pregunta N°1 es, conocer que opinan los entrevistados sobre la necesidad de diseñar un manual de procedimientos para la elaboración del flujo de efectivo que sirva de guía teórica y práctica, que brinde técnicas de elaboración y análisis y, que sea de utilidad para los usuarios responsables de la contabilidad de las empresas comerciales.

Figura 1 ¿Cree usted necesario el diseño de un manual de procedimientos para la elaboración del flujo de efectivo?

¿Cree usted necesario el diseño de un manual de procedimientos para la elaboración del flujo de efectivo?
Fuente: Elaboración propia.

Se puede apreciar en la Figura N°1 el alto porcentaje de los entrevistados (100 %) manifiesta que es positiva y necesaria la elaboración de un manual de procedimientos para el manejo del flujo de efectivo.

El objetivo de la pregunta N°2 es, Conocer si los contadores han escuchado sobre el uso de los sistemas de control interno.

Figura 2
¿Ha escuchado sobre el uso de sistemas de control interno para la elaboración del flujo de efectivo?
Fuente: Elaboración propia

Nota: En la Figura 2, se observa que del total de los encuestados el 88% señalan que “SI” han escuchado de un sistema de control interno y el 12 % indican que “NO” han escuchado sobre un sistema de control interno.

El objetivo de la pregunta N°5 es, poder conocer si los entrevistados han recibido algún tipo de capacitación relacionado con el manejo del de flujo de efectivo.

Figura 3
¿Recibe el personal de contabilidad capacitaciones en cuanto al manejo del flujo de efectivo?
Fuente: Elaboración propia.

Nota: Con relación a los resultados obtenidos de la pregunta N°5, el 88% de los encuestados “No” han recibido capacitación sobre el manejo del de flujo de efectivo.

El objetivo de la pregunta N°6 es, definir la importancia de llevar adecuadamente el flujo de efectivo de manera mensual, de tal forma que este sea considerado como una herramienta de proyección financiera en la toma de decisiones.

Figura N°4
¿Qué tan importante considera usted de acuerdo a su experiencia llevar el flujo de forma mensual?
Fuente: Elaboración propia.

Con relación a la gráfica de la figura N°4, el 100 % de los entrevistados se concentró en que es importante para la empresa llevar su flujo de efectivo de forma mensual, ya que este le brinda una mejor proyección a la hora de la toma de decisiones.

El objetivo de la pregunta N°7 es, determinar cuáles son las acciones correctivas en casos de robo, fraude o violaciones a la normativa de la empresa.

Figura 5
¿Se toman medidas correctivas en el caso de robo, fraude o violaciones de normativas de la empresa?
Fuente: Elaboración propia.

De acuerdo a la figura N°5, se puede observar que un 55% de la población encuestada respondió que se toman acciones correctivas en caso de robo, fraude o violaciones mientras que 25% contesta que si hay correctivas el 20% dice que no hay acciones correctivas.

El objetivo de la pregunta N°8 es, identificar el comportamiento del flujo de efectivo con adecuadas políticas de control en los procesos.

Figura 6
¿Considera usted que la implementación de adecuadas políticas en el manejo del flujo de efectivo ayudaría a ejercer un mayor control en los procesos?
Fuente: elaboración propia.

En base al grafico presentado en la figura N°6 un 100% de los entrevistados respondieron que si consideran que la implementación de adecuadas políticas en el manejo del flujo de efectivo ayudaría a ejercer un mayor control en los procesos.

El objetivo de la pregunta N°11 es, constatar si los manuales de procedimientos contribuyen a llevar un mejor control de los procesos del flujo de efectivo.

Figura 7
¿Considera usted que los manuales de procedimientos contribuyen a llevar un mejor control del flujo de efectivo?
Fuente: Elaboración propia.

Según los resultados obtenidos de la pregunta, el 80% de los encuestados manifiestan la necesidad de un manual de procedimientos que contribuya a llevar un mejor control en el flujo de efectivo.

CONCLUSIONES

El flujo de efectivo influye de manera significativa en la toma de decisiones de las empresas comerciales en Panamá, ya que, por medio de los estados financieros, las entidades financieras y crediticias evalúan la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo y equivalentes al efectivo, y así obtener financiamientos; también, sirve a la organización para tener una proyección clara de sus recursos, cubrir las necesidades y solventar los gastos de la empresa.

Para la presentación y elaboración del flujo de efectivo, existen métodos que se presentaron en este trabajo investigativo, el métodos directo e indirecto, por lo que se sugiere su uso para este tipo de empresas, ya que estos, presentan detalladamente los ingresos y gastos por actividad de operación y se puede tener un mayor control de las partidas que afecta este informe financiero.

De acuerdo a los estudios presentados en esta investigación, en la mayoría de las empresas comerciales, los principales factores que inciden en el control y los procesos de flujo de efectivo, son debido a que estas no cuenta con adecuadas herramientas de control para una gestión eficiente del flujo de efectivo a corto y mediano plazo; así como tampoco utilizan manuales de procedimientos para documentar los procesos del flujo de efectivo, dificultado así la eficacia y eficiencia de los usuarios a la hora realizar los registros contables, ya que estos en muchas ocasiones, deben realizarlos de forma empírica ya que no cuentan con conocimientos sobre el manejo de estos.

Los resultados obtenidos, de los expertos entrevistados en el Focus Group, sugieren la elaboración y uso de manuales de procedimientos para mejorar la eficacia de los usuarios contadores; además, para agregar valor y mejorar las operaciones de la empresa, se necesita contar con personal idóneo y calificado al momento de la

preparación del estado de flujo de efectivo. Estos expertos, están de acuerdo en la elaboración del estado financiero de forma mensual, así como también tomar todas las medidas correctivas y de control, a través de adecuadas políticas, que eviten la consecución de errores y fraudes.

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