Introducción

Llevar adelante algún tipo de archivo en sentido amplio es una actividad que realizamos, tanto en la esfera privada como pública, de manera más o menos intuitiva, más o menos consciente, más o menos planificada. De esta tarea, entre otras, depende la buena gestión y la memoria de una institución o persona. Quienes se desempeñaron en el Bachillerato de Bellas Artes en diversas funciones desde su creación a través de los años, también realizaron esta tarea. Por un lado, mediante la guarda permanente de documentación administrativa que en el presente respalda trayectorias laborales y acredita recorridos académicos de sus estudiantes; y, por otro lado, a través de la acción de preservar fotografías, recortes periodísticos, folletos, tarjetas de invitación a actos académicos, material audiovisual y documentos de trabajo que, a ojos de quienes los seleccionaron para su conservación, portaban un cierto valor que justificaba su guarda.

Desde el punto de vista de la Archivística, la valoración documental, es decir, la toma de decisión acerca de qué preservar, por cuánto tiempo y qué eliminar, es una tarea que forma parte del quehacer de un archivo. Más allá de la condición provisoria de los valores que una sociedad se da en el marco de sus procesos históricos es esperable que, en el caso de los archivos, la valoración documental se sostenga en criterios lo suficientemente estables como para que sea robusta -aunque no inmóvil- desde el punto de vista del paso del tiempo. Este texto breve presenta la perspectiva que orienta el trabajo de valoración documental en Archivo BBA, nombre que damos al Departamento de Archivo del Bachillerato de Bellas Artes “Prof. Francisco A. De Santo”. Para ello, al inicio ofrecemos una sucinta presentación del fondo de archivo y el contexto de creación de Archivo BBA. Luego proponemos un repaso por los dos grandes paradigmas desde los que la Archivística -como disciplina- reflexionó y dio sustento a la tarea de valoración documental, de acuerdo con los cambios en sus fundamentos epistémicos, para contextualizar finalmente desde allí la perspectiva y líneas de trabajo desde las que se proyecta la tarea de valoración documental en Archivo BBA y sus posibles modos de apertura a la comunidad.

El fondo de archivo del Bachillerato de Bellas Artes

El Departamento de Archivo se creó en 2020 por Disposición Nº 176/20 de la Dirección del Bachillerato, una iniciativa que iba en línea con las políticas propuestas en el Proyecto académico y de gestión 2018 - 2022 (Aguerre, 2018) y su continuación para el período 2022- 2026 (Aguerre, 2022), con líneas de trabajo -ancladas en las políticas impulsadas desde la Secretaría de Derechos Humanos- relativas a la memoria escolar, la reparación histórica, la garantía del derecho a la información pública y, en tanto archivo de una escuela secundaria especializada en artes, el compromiso con la producción de conocimiento y los aprendizajes. Todo ello, en concordancia con la triple función social de todo archivo: ser fuente para la historia, para la memoria y para el ejercicio de derechos. A partir de allí y retomando acciones desarrolladas desde 2019, se continuó con el proceso de relevamiento documental en distintas dependencias y se avanzó en la descripción de documentos, con el objetivo de identificar el fondo documental de acuerdo con normas archivísticas.

¿A qué nos referimos con la expresión fondo de archivo? Al conjunto de documentos -de diverso tipo- que produce una entidad (organismo público o privado, persona o familia) a lo largo de su historia, en el marco de unas funciones determinadas. Este concepto se desprende de dos principios fundamentales que se reconocen como el inicio de la Archivística en tanto disciplina y estructuran la gestión de los archivos. En 1841, Natalis de Wailly, un funcionario encargado de la sección del archivo de la administración de gobierno francesa, publicó una circular en la que afirmó que el criterio más adecuado para organizar un archivo era "reunir los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar esos fondos con sujeción a un orden determinado" (Cruz Mundet, 1996, p. 23). El principio de procedencia entonces permitiría identificar y agrupar los documentos como fondo de archivo.

El segundo principio que se desprendió de la misma afirmación de Wailly, es el de respeto al orden original de los documentos, según el cual los documentos de un fondo deben mantenerse en el orden que les hubiera dado la dependencia que los produjo y no debería ser modificado siguiendo otros criterios como podría ser el orden por asuntos o materias.

Es importante destacar que, para constituir un fondo de archivo en tanto conjunto de documentos que conforman una unidad de sentido, un organismo público o privado debe tener ciertos atributos que enumeramos de modo breve: poseer un nombre y existencia jurídica propia establecida por alguna norma; tener asignadas atribuciones precisas contextualizadas dentro de una jerarquía administrativa definida; tener una autoridad con poder de decisión de manera que sea posible gestionar la institución con autonomía de acuerdo con las atribuciones que se le han asignado, sin la necesidad de someterse a una autoridad superior para decidir los asuntos de su competencia, más allá de que exista sobre sí una entidad de la que forme parte (Cruz Mundet, 1996).

Para reconocer qué documentos forman parte del fondo de archivo del Bachillerato es necesario repasar las particularidades de su historia institucional. El Bachillerato surgió en 1956 como Bachillerato Especializado dentro de la Escuela Superior de Bellas Artes de la UNLP. Concluido el proceso por el cual la Escuela fue elevada al rango de facultad (actual Facultad de Artes), el Bachillerato pasó a depender de la Presidencia de la UNLP en 1974. Esta transformación de la Escuela Superior en dos instituciones -Facultad y Bachillerato- provocó la escisión de su fondo de archivo. En sentido estricto entonces, el fondo de archivo del Bachillerato se constituye con la documentación producida desde que el Bachillerato logró su autonomía. Los documentos producidos por la Escuela Superior en el marco de la gestión del plan de estudios del Bachillerato especializado, forman parte del fondo de archivo del Bachillerato, en tanto en la práctica y como consecuencia de la mencionada fragmentación del archivo de la Escuela Superior, aquellos documentos que tuvieran que ver con la gestión del Bachillerato especializado, pasaron a las oficinas del Bachillerato como institución independiente.

Entre los documentos del fondo encontramos, por mencionar algunos ejemplos: fichas y legajos de estudiantes, planillas de calificaciones, actas de examen, legajos de personal docente y nodocente, activo e inactivo, expedientes, proyectos institucionales, proyectos de producción e investigación, programas y planes de estudio, discursos pronunciados en actos académicos, registros fotográficos y recortes periodísticos de distintos eventos en los que participaron docentes y/o estudiantes del Bachillerato en distintos momentos de su historia, reglamentación administrativa; en fin, soportes de información de diverso tipo que hacen a la gestión y a la vida escolar en un sentido amplio.

La valoración documental

Según el Diccionario brasileño de terminología archivística, la valoración documental es “un proceso de análisis de documentos de archivo que establece los plazos de conservación y destino, de acuerdo con los valores que les son atribuidos” (Castillo Guevara y Ravelo Díaz, 2017, p. 275). Valorar un documento consiste entonces en definir la pertinencia o no de su conservación y en caso de ser necesaria su guarda, por cuánto tiempo. Se trata de un proceso dentro de la gestión de los documentos de archivo que no siempre estuvo dentro de las atribuciones del archivista. Esto se explica por los cambios en la manera de comprender los fundamentos de la tarea del archivo.

Si bien diversos autores elaboraron periodizaciones que dieron cuenta de los cambios en la comprensión de la Archivística, tomaremos aquí el enfoque que reconoce dos grandes paradigmas disciplinares desde mediados del siglo XIX al presente (Mena Mugica, 2015). Se trata de los paradigmas custodial y poscustodial: el primero guía el desarrollo archivístico desde la segunda parte del siglo XIX a la década de 1980 del siglo XX y el segundo desde allí hasta el presente. Cada uno de estos paradigmas pone el foco en criterios diversos al momento de valorar un documento y establecer su destino último.

Se reconoce a dos autores desde cuyas perspectivas se sentaron las premisas respecto de la valoración documental dentro del paradigma custodial. Uno de ellos fue Hilary Jenkinson, inglés, quien en 1922 publicó un manual de procedimientos archivísticos. Jenkinson entendía que un documento o conjunto de documentos tenían algún valor en tanto portaban la evidencia de una acción llevada a cabo por los agentes de una institución. Y entonces el valor del documento se centraba en ser prueba, en ser indicio de una actividad. En la medida en que sólo quienes producían los documentos podían conocer cabalmente este valor, sólo ellos debían decidir sobre su guarda y eliminación. Desde una mirada hija del positivismo científico dominante del período, se entendía que cualquier intervención del archivero podría menoscabar el carácter de evidencia y verdad de un documento. Por eso, debían actuar como meros custodios de la documentación que se transfería a los archivos y la valoración recaía sobre los productores de tales piezas documentales. El resultado solía ser una sobresaturación de los archivos, toda vez que nadie se quería deshacer de mucho.

A partir de estas dificultades, se pasó a una necesidad de mayor intervención por parte del personal de archivo en relación con la valoración de los documentos. El autor que dio un paso más y un nuevo enfoque a la hora de pensar y de decidir qué guardar y queé destruir, fue Theodore Schellenberg, quien en 1956 distinguió dos conjuntos de valores atribuibles a los documentos, de acuerdo con su contenido y su uso. Por una parte, los valores primarios, vigentes mientras los documentos están en las oficinas y son utilizados de manera frecuente por la entidad que los produjese. Por otra parte, los valores secundarios, relacionados con la “evidencia que los documentos contienen de la organización y funcionamiento del cuerpo gubernamental que la produjo (valor evidencial) y la información que contienen sobre personas, corporaciones, cosas, problemas, condiciones y otros asuntos por el estilo [...] (valores informativos)” (Castillo Guevara y Ravelo Díaz, 2017, p. 277). Desde esta posición, era pertinente que el personal del archivo interviniera en el proceso de valoración documental y se pronunciaba acerca de los valores secundarios de los documentos, en tanto la información contenida podía ser insumo para un mayor conocimiento de la institución, especialmente para la investigación histórica. Pero a la vez, se daba ingreso a un conjunto de intereses que trascendían la gestión institucional y que estarían motivados por las distintas perspectivas que el mundo académico, en particular el campo de la Historia asumía en distintos momentos y desde las que formulaba preguntas que orientan sus investigaciones, aspecto que también es mudable en el tiempo.

El escenario de la segunda posguerra, particularmente las décadas de los años sesenta y setenta del siglo XX, trajo una cantidad de novedades relacionadas con la gestión de la información y la comunicación. La Archivística no fue ajena a este movimiento, sobre todo ante la emergencia de los documentos electrónicos, que no varían tanto en su función de evidencia, sino más bien en la forma en que sus componentes se comportan, hecho que incide en su capacidad de mantenimiento y autenticidad (Moro-Cabero, 2021). Este cambio de escenario se tradujo en un fuerte cuestionamiento a los principios de la Archivística sostenidos hasta ese momento. Se puede reconocer allí un cambio hacia el denominado paradigma poscustodial. Tal cambio no abandonó los conceptos utilizados hasta el momento en la disciplina, sino que generó una revisión crítica y modificó la manera de comprenderlos a la luz del contexto.

Esto no quiere decir que la valoración documental ya no sea responsabilidad del archivo para caer bajo la órbita de otras esferas. Se trata más bien de generar mecanismos a través de los que el archivo abra la participación a distintos actores institucionales y a la comunidad y genere condiciones de transparencia en el proceso mismo de elaboración de criterios para llevar adelante esa valoración. Este enfoque, denominado comunitario o macrovaloración (Cook, 2003), propone transparentar las decisiones que afectan a los documentos, sus plazos de guarda y los mecanismos de preservación.

La valoración documental en el Archivo BBA

Como mencionamos al inicio, la gestión de Archivo BBA se enmarca en el Proyecto académico y de gestión 2022-2026 del Bachillerato, bajo la órbita de la Secretaría de Derechos Humanos. Asimismo, como parte integrante de la Red de Archivos y del Sistema integral de información, repositorios, bibliotecas, archivos y museos de la UNLP (SIIRBAM), proyecta sus líneas de trabajo departamental en sintonía con la política de gestión documental de la UNLP. De acuerdo con ello, los procesos de gestión documental en general y de valoración documental en particular, se inscriben en la perspectiva comunitaria que presentamos brevemente unos párrafos más arriba. Se trata de una mirada que, si bien es particular en cuanto a su objeto -la gestión documental-, comparte un horizonte filosófico y pedagógico común con la identidad institucional del Bachillerato.

El proyecto departamental de Archivo BBA propone y lleva adelante líneas de trabajo enfocadas en procesos de definición de criterios de valoración documental de manera colaborativa y de acuerdo con la especificidad de los documentos. En este sentido, compartimos algunas líneas de trabajo que parten de la premisa de gestión abierta a la comunidad:

• Como primer paso, se planificaron una serie de encuentros con las jefaturas departamentales y responsables de diversas áreas de la gestión administrativa, para conocer qué tipo de documentos produjeron y producen en el marco de sus funciones, avanzar en la descripción archivística y en la construcción de la tabla de plazos de guarda.

• Se impulsa la participación y colaboración en las distintas actividades que estudiantes y docentes llevan a cabo dentro y fuera del Bachillerato: Jornadas académicas, Extenso, Semana de los derechos estudiantiles, Septiembre (programa de radio del BBA), desarrollo de talleres y colaboración con proyectos de producción, Expo UNLP, Jornadas Open GLAM y Wikimedia, entre otras. Estas actividades favorecen el encuentro del archivo con la comunidad, permiten compartir las características y modalidades de la tarea de gestión documental y tener devoluciones acerca de los intereses que en torno a esta tarea se generen.

• Archivo BBA integra la Red de Archivos coordinada por el Archivo Histórico de la UNLP, y el SIIRBAM; esto favorece el intercambio entre distintos profesionales de archivos de la Universidad, la formación y actualización permanente en distintos aspectos de la gestión documental.

• Se inició el trabajo de carga de documentos en la plataforma AtoM (Access to Memory), que permite publicar en la web documentos de acuerdo a las normas archivísticas de descripción. Esta herramienta democratiza el acceso a la información y a documentos de la Red de Archivos de la UNLP.

• Archivo BBA está pensado como espacio de trabajo integrado por personal docente y nodocente con formación y trayectorias profesionales diversas (especialistas en Diseño y Comunicación, Bibliotecología, Gestión Administrativa, Derechos Humanos e Historia de la Educación), que amplían y trascienden la mirada exclusivamente archivística.

• Trabajamos por un archivo cuya puerta esté abierta, no solo apertura mediante sus canales de comunicación electrónicos, sino también apertura del espacio que le fue asignado en el edificio del Bachillerato.

Más allá de otras tareas que forman parte de la gestión del fondo de archivo, tales como la descripción, la conservación o el servicio de referencia, la valoración documental entendida desde la perspectiva comunitaria es un proceso de alto significado institucional, en tanto se trata de acciones planificadas que van en el sentido de garantizar el derecho a la información, a la memoria, a la educación en el Bachillerato de Bellas Artes. Valorar su fondo de archivo en los términos presentados, es, entonces, condición necesaria para valorar su identidad.

Referencias

Aguerre, A. (2018). Texturas reunidas. Proyecto académico y de gestión 18-22. Bachillerato de Bellas Artes, UNLP.

Aguerre, A. (2022). BBA 2022-2026. Proyecto Académico y de Gestión. Bachillerato de Bellas Artes, UNLP.

Castillo Guevara, J. y Ravelo Díaz, G. (2017). El proceso de valoración documental a la luz de los actuales debates archivísticos. Revista Interamericana de Bibliotecología, 40(3), 273-283. https://doi.org/10.17533/udea.rib.v40n3a07

Cook, T. (2003). Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político social sobre el gobierno. Tabula: Revista de Archivos de Castilla y León, (6), 87-104.

Cruz Mundet, J. R. (1996). Manual de archivística. Pirámide.

Mena Mugica, M. M. (2015). El cambio de paradigma en el campo de la archivística [Ponencia]. XV Jornadas archivísticas de la RENAIES: memorias del evento. Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo. Hidalgo, México.

Moro-Cabero, M. (2021). Datos y archivos: retos para una profesión agitada por la transformación digital. Acervo. Revista do Arquivo Nacional, 34(3), 1-23. https://revista.an.gov.br/index.php/revistaacervo/article/view/1735/1673