Artículos de Investigación
Estrategias Gerenciales Administrativas en el uso de las TIC para el Control de Expedientes y Evaluación de Perfiles Académicos de Participantes Nuevo Ingreso al Área de Postgrado UNERG
Revista Científica CIENCIAEDUC
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos, Venezuela
ISSN-e: 2610-816X
Periodicidad: Semestral
vol. 7, núm. 1, 2021
Recepción: 18 Mayo 2021
Aprobación: 10 Junio 2021
Resumen: El mundo tecnológico avanza trayendo consigo adelantos que permiten el manejo de información como son los sistemas de información, por lo que, las instituciones educativas en todos sus niveles sienten en la necesidad de hacer uso de las TIC´s para el mejoramiento de sus procesos administrativos y académicos. Por lo tanto, la presente investigación tuvo como objetivo general proponer estrategias gerenciales administrativos en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado UNERG. Dicho trabajo de investigación estuvo enmarcado en el paradigma positivista, con un diseño no experimental transeccional, bajo la modalidad de proyecto factible, en el cual se aplicó dos cuestionarios de preguntas cerradas, dicotómicas de alternativas SI y NO, donde se recolectaron los datos necesarios para esta investigación, cuya muestra fue de 15 participantes nuevo ingreso y 10 empleados administrativos del área de postgrado UNERG, los cuales fueron validados a través de un juicio de tres expertos donde se determinó su confiabilidad a través de la fórmula de KR-20, en el cual los resultados fueron de 0,96 para ambos cuestionarios aplicados. En efecto, es importante señalar que dicha propuesta permite establecer criterios para la toma de decisiones para dichos procesos académicos, haciendo uso de las TIC a través de los cuales todo administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades que conllevan los procesos de admisión a los programas ofertados en el área de postgrado UNERG.
Palabras clave: Estrategias Gerenciales Administrativas, Uso de las TIC, Control de Expedientes, Evaluación de Perfil Académico.
Abstract: The technological world advances bringing with it advances that allow the management of information such as information systems, therefore, educational institutions at all levels feel the need to make use of ICTs to improve their administrative processes and academics. Therefore, the present research had the general objective of proposing administrative management strategies in the use of ICT for the control of records and evaluation of academic profiles of participants new to the UNERG postgraduate area. Said research work was framed in the positivist paradigm, with a non-experimental transectional design, under the modality of a feasible project, in which two questionnaires of closed questions, dichotomous of YES and NO alternatives were applied, where the necessary data were collected to This research, whose sample was of 15 new entry participants and 10 administrative employees of the UNERG postgraduate area, which were validated through a trial of three experts where their reliability was determined through the KR-20 formula, in the which the results were 0.96 for both questionnaires applied. Indeed, it is important to point out that said proposal allows establishing criteria for decision-making for said academic processes, making use of ICT through which every administrator obtains data and reports related to the operation of each and every one of the the activities that entail the admission processes to the programs offered in the postgraduate area UNERG.
Keywords: Administrative Management Strategies, Use of ICT, File Control, Academic Profile Evaluation.
INTRODUCCIÓN
En el transcurrir de la historia de la sociedad, ha permitido que la misma desarrolle mecanismos de control para llevar una vida ordenada y armónica que sirvan para que la misma no entre en caos, sino por el contrario, contribuya con el bienestar de sus integrantes. Asimismo, la información es uno de los principales pilares para la toma de decisiones, la información es la herramienta estratégica, hoy por hoy, más importante en una gestión, cuando un sistema de información está totalmente integrado a los demás sistemas de la organización con alta probabilidad se darán decisiones oportunas y favorables para la misma. Por ello, los sistemas de apoyo en la toma de decisiones están orientados en gran medida a contribuir a la solución de problemas semiestructurados y no estructurados, y a la planificación futura.
Es importante destacar, que en gran parte de las pequeñas y medianas organizaciones existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de sistemas de información gerencial y el uso de las tecnología de información y comunicación (TIC), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento, una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad en trámites administrativos y deficiencias en toda la organización.
De tal modo que, el objetivo principal de la presente investigación se basa en proponer estrategias gerenciales administrativos en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos.
Planteamiento del Problema
La educación siempre ha demostrado ser preponderante en el desarrollo de la humanidad, donde el desarrollo de grandes avances tecnológicos ha sido exponencial, ayudando a potenciar distintas ramas como lo ha sido la medicina, el entretenimiento, las comunicaciones, el transporte, las actividades del hogar, entre otros aspectos de la vida cotidiana. Estos descubrimientos que desarrollaron la sociedad mundial hacia lo que hoy se conoce, son producto de personas que se dedicaron a estudiar los fenómenos involucrados, las características que presentan y los materiales creando nuevas leyes, nuevos materiales, nuevos procedimientos y nuevas tecnologías, y es allí donde el área de postgrado es un elemento fundamental para el desarrollo de la ciencia y la tecnología, así como para la producción y distribución del conocimiento, cultivo de principios éticos y valores morales entre los estudiantes y la sociedad.
En la actualidad, las Instituciones de Educación Universitaria han logrado asegurar en estudios de pregrado la formación académica paulatina de capital humano apropiado para el desarrollo de la región y del país, de igual manera y consecuentemente las Universidades incentivan a los profesionales de carrera continúen con estudios de formación avanzada, esta formación mejora el capital intelectual, sin embargo, todo esto gira en función de que las universidades están constituidas por áreas administrativas que engranadas permiten el desarrollo continuo de enseñanza y formación de expertos útiles a la sociedad, Control de Estudios es una dependencia académica que forma parte elemental en las Instituciones de Educación, la admisión, prosecución y la fase de egreso que constituye el grado de los estudiantes.
De esta forma, el departamento de Control de Estudios es el encargado de dirigir y controlar la evolución académico- administrativa de las y los estudiantes en todo su régimen de permanencia en la institución de educación superior universitaria, por lo tanto, organiza, controla y ejecuta los procesos de información: ingreso, prosecución y egreso de estudiantes tanto de pregrado como de postgrado, así mismo las certificaciones, emisión de constancias, control de notas y evaluaciones, con la ayuda de las Tecnología de Información y Comunicación preservar y mantener de manera actualizada toda la información académica
De acuerdo a lo planteado, es importante destacar al Área de Postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales “Rómulo Gallegos”, lo conforma la dependencia académica- administrativa Unidad de Control de Estudios de Postgrado, donde la misma lleva a cabalidad las distintas funciones de evolución estudiantil de los participantes que hacen vida en los diferentes programas de académicos, cuyo aspecto importante es el ingreso y manejo de los expedientes en el departamento de archivo, para admitir a los estudiantes, los cuales deberán cumplir con un numero finito de requisitos.
En este mismo orden de ideas, estos requerimientos constituyen el expediente del estudiante en el programa de Postgrado de acuerdo a su perfil, se inicia el proceso administrativo en el departamento de archivo, el manejo se hace cuesta arriba debido a que no existe un manual de normas y procedimientos que indique el debido proceso de los expedientes, el proceso de ubicación y organización se lleva de una manera casi improvisada. De esta manera, tiende afectar el tiempo de respuesta, eficiencia y organización de expedientes en la precitada Unidad de Control de Estudios.
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer estrategias gerenciales administrativas en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos
Objetivos Específicos
-Diagnosticar la situación actual del control administrativo de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Unidad de Control de Estudios de Postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos.
-Determinar las estrategias gerenciales administrativas para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso, a través del uso de las TIC al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos.
-Diseñar estrategias gerenciales administrativas en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos
Justificación de la Investigación
La presente investigación se justifica desde el punto de vista institucional, debido a que se espera obtener un impacto en mejorar los procesos de inscripción y estudio de perfil del estudiante nuevo ingreso, además de generar una información cada vez más confiable lo que permite agilizar dichos procesos, así como y sin lugar a dudas facilitar el trabajo del personal administrativo.
En referencia a la apología epistémica, se generará un nuevo conocimiento que permita hacer reflexionar acerca de la forma en que se gerencia el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Unidad de Control de Estudios de Postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos. Por lo tanto, este estudio se justifica porque la razón de ser de la universidad, es crear mecanismos que permitan avanzar hacia la digitalización de documentos suponiendo un ahorro importante desde el punto de vista económico y sobre todo el ahorro en tiempo de búsqueda.
En cuanto a la preeminencia gerencial administrativa, esta investigación aportará una guía de cómo deben llevarse a cabo los procedimientos administrativos que son llevados a cabo para crear estrategias gerenciales que conllevan al seguimiento de procedimientos gerenciales administrativos basados en la organización, supervisión, dirección y control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso, a través del uso de las TIC en la UNERG, lo cual ayudará en gran medida a mejorar la percepción y el impacto del ingreso de estudiantes, a los distintos programas ofertados en el área de postgrado.
MARCO TEÓRICO
Estrategias Gerenciales Administrativas
La gerencia moderna en las instituciones exige asumir nuevos retos, los grandes cambios que se suceden en el entorno, hacen que se asuman nuevas estrategias y modelos de gerencia. Actualmente existe lo que podemos llamar la globalización la cual abre los avances tecnológicos, la innovación se puede conocer y adquirir en breve tiempo, gracias a las telecomunicaciones y sistemas de información, cada día las distancias se acortan y se forma una red de naciones interconectadas globalmente, los recursos que facilitan la globalización son: la Internet, la telefonía, el fax, la televisión entre otros, de esta manera las barreras de la distancia se vencen.
Las estrategias gerenciales administrativas para Torres, I. (2019), son “Destrezas, recursos y técnicas implementadas en un plan de acción que desarrolle la ventaja competitiva de una institución” (p.90). Por ende, formular la estrategia gerencial de una institución, y luego implementarla, es un proceso dinámico, complejo, continuo e integrado, que requiere de mucha evaluación y ajustes.
Teorías que Sustentan la Investigación
Teoría de Sistemas de Ludwig, B (1947): Elaborada en 1947 por el biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy, esta teoría es interdisciplinaria, proporciona principios y modelos generales para todas las ciencias involucradas, de modo que los descubrimientos efectuados en cada ciencia puedan utilizarlo las demás.
Teoría de la Organización de Koontz, H. y Weihrich, H. (2011) _ Esta teoría brinda bases firmes para analizar este tipo de institución como objeto de investigación científica y como organización. De esta forma, la universidad como una organización sistémica conformada por un grupo de personas que ejercen diferentes roles en función de variados objetivos y motivaciones, así como; el desarrollo de un liderazgo proactivo dentro de la comunidad educativa, la cual traerá grandes beneficios a nivel local, regional, nacional e internacional, tomando en consideración la repercusión de estos procesos en la institución como organización.
Teoría de la Dirección Estratégica Chiavenato I. (2005), La dirección estratégica trata sobre la dirección de las organizaciones. Por lo tanto, la gestión administrativa como escenario para la investigación e innovación en las universidades involucra un cambio orientado hacia la mejora es justamente, un proceso de enfrentarse a las múltiples realidades de las personas involucradas directamente en los procesos orientados a la investigación. Por ello, su implementación dependerá de la movilización de recursos para lograr la estrategia, la apropiada estructura organizativa, sistemas de incentivo y control, y el liderazgo.
Teoría de la Gerencia Administrativa de Rodríguez, J. (1998), La teoría plantea que la gerencia administrativa tiene carácter teórico-práctico, orientado a proveer al docente- investigador de una plataforma conceptual, herramientas y experiencias de aprendizaje tales, que pueda llegar a identificar, analizar, interpretar y proponer alternativas de solución a problemas detectados en el ámbito de su desempeño profesional. En correspondencia con los rasgos del Hacer, Ser y Conocer del perfil Docente.
MARCO METODOLÓGICO
La metodología es un procedimiento general para obtener de manera precisa el objetivo de la investigación, aquí se realiza la planificación de la forma como se llevará a cabo el trabajo y las técnicas que han de utilizarse para la recolección de la información. En este sentido Tamayo y Tamayo, M. (2000), sostiene que: "la metodología constituye la médula del plan, se refiere a la descripción de las unidades de análisis o de investigación, “las técnicas de observación y de recolección de datos, los instrumentos los procedimientos y las técnicas de análisis” (p.91).La finalidad del marco metodológico es situar en el lenguaje de investigación, los métodos e instrumentos que se emplearan en la investigación planteada, desde la ubicación acerca del tipo de estudio y el diseño de la investigación, su universo o población, su muestra, los instrumentos y técnicas de recolección de datos; y así de esta manera, se proporcionara al lector una información detallada-acerca de cómo se realizara la investigación.
Este estudio se abordó desde el paradigma positivista, el cual para Arias. F. (2006), “es una corriente que ha tenido una gran influencia y aun la tiene. Postula que sólo el conocimiento proveniente de las ciencias empíricas es válido” (p.12). De este modo, este paradigma asume que existe un método específico mediante el cual el sujeto puede acceder a conocer de manera absoluta al objeto de conocimiento. Es el mismo para todos los campos de la experiencia, tanto en las ciencias naturales como en las ciencias sociales.
El tipo de esta investigación fue de campo. En este mismo sentido Sabino, C. (2009), define la investigación de campo como "aquella donde la información de interés se obtendrá directamente de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y sus equipos" (p.97). A si pues se puede resumir, que este tipo de investigación tiene como finalidad principal que el autor observe la situación actual y natural de la institución en estudio, para así poder obtener los datos directamente "de la realidad, y garantizar de esta manera un mayor nivel de confianza en relación a la información obtenida.
Esta investigación estuvo basada en un nivel descriptivo, por cuanto se trabajó sobre la realidad del hecho, caracterizándose en la presentación de la interpretación correcta. A su vez, se planteó bajo una modalidad de proyecto factible, que es más que el aporte de una solución a un problema en concreto, para aplicarla de manera específica en una organización. Del mismo modo, se circunscribió dentro de un diseño de investigación No Experimental Transeccional de Campo.
Se adoptó una población la cual estará integrada por 150 estudiantes nuevo ingreso y 10 empleados administrativos del área de postgrado de la UNERG. La muestra fue Censal, tomando el 100% de la población en estudio. Se tomaron como técnicas de recolección de datos las siguientes: La observación directa y la encuesta. Asimismo, dentro de los instrumentos utilizados se encuentra; el cuestionario. Este cuestionario fue estructurado por preguntas de tipo cerradas (Dicotómicas), dirigidas a los estudiantes y el personal administrativo del área de postgrado UNERG, cuidando la redacción de estas alternativas.
La validez del instrumento fue a través del juicio de tres (3) expertos, los cuales dictaminaron que los instrumentos estaban claramente redactados y con alta pertinencia de los ítems con respecto a los objetivos de la investigación. En relación a la confiabilidad; que, según Hernández, R. Fernández, C y Baptista, P. (2003), "se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto u objeto, produce iguales resultados" (p. 242). En este sentido, la investigación utilizó la fórmula KR-20, el cual se representa de la siguiente manera:
[KR-20]En donde: R =coeficiente de confiabilidad.
N =número de ítems que contiene el instrumento. Vt = varianza total de la prueba.
∑ pq = sumatoria de la varianza individual de los ítems.
Los resultados fueron de 0,96 para ambos cuestionarios aplicados.
En la técnica de análisis de datos que se utilizó fue la estadística descriptiva
DIAGNÓSTICO QUE SUSTENTA LA PROPUESTA Análisis de los Resultados
Se analizaron las siguientes variables: Conocimientos Básicos sobre el control de expedientes y perfiles de participantes nuevo ingreso, cuyos resultados fueron presentados en cuadros con frecuencias absolutas y relativas, en gráficos tipo barra con frecuencias absolutas y mediante un análisis descriptivo, en el cual se interpretó por cada variable los resultados obtenidos. Estos resultados fueron analizados e interpretados de forma objetiva, a fin de poder describir los hallazgos apegados a lo que la muestra seleccionada señaló para cada respuesta, por lo que se promediaron los resultados, presentándose en forma de porcentaje.
Con respecto, a los resultados derivados de la variable estrategias administrativas, cuadro 1 y gráfico 1 bajo la dimensión proceso administrativo, se puede señalar en un cincuenta y cinco por ciento (55%) de los empleados administrativos del área de postgrado UNERG encuestados, afirmaron que la unidad de control de estudio del área de postgrado no lleva a cabo la planificación y organización de estrategias administrativas para el uso de las TIC en el control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso. A su vez, un sesenta por ciento (60%) de los encuestados, afirmaron que la unidad de control de estudio del área de postgrado, usa técnicas de medición de resultados del desarrollo de los procesos administrativos en el control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso, a través del uso de las TIC.
De acuerdo, a los resultados derivados de la variable Evaluación de perfiles académicos y control de expedientes, Cuadro 2 y Gráfico 2 bajo la dimensión métodos, se puede señalar en un cincuenta y siete por ciento (57%) de los participantes nuevo ingreso encuestados, afirmaron que la unidad de control de estudio del área de postgrado UNERG no implementó la valoración de los criterios de ingreso para la evaluación de su perfil académico para su ingreso a los distintos programas académicos. Existe una minoría representada por un cuarenta y cuatro por ciento (44%), de los participantes nuevo ingreso encuestados afirman que la unidad de control de estudio del área de postgrado UNERG aplica métodos de recepción y organización de expedientes como participante nuevo ingreso al área de postgrado UNERG
De acuerdo, a los resultados derivados de la variable Evaluación de perfiles académicos y control de expedientes, bajo la dimensión técnicas, Cuadro 3 y Gráfico 3 se puede señalar en un cincuenta y dos por ciento (52%) de los empleados administrativos del área de postgrado UNERG encuestados, afirmaron que la unidad de Control de estudio del área de postgrado UNERG, no emplea la clasificación de documentos por aula territorial, ni mecanismos de control, así como ni manuales de procedimientos como técnica para el control archivo de expedientes y perfiles de participantes nuevo ingreso académico. A su vez, existe una minoría representada por un cuarenta y ocho por ciento (48%), de los empleados administrativos del área de postgrado UNERG encuestados que afirman que la unidad de Control de estudio del área de postgrado UNERG, emplea la revisión de documentos y la clasificación de documentos por programa académico como técnica del control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso académico, siendo necesario la aplicación de todas las técnicas necesarias que involucran el óptimo proceso de control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos.
CONCLUSIONES
El propósito de la presente investigación se basó en diseñar estrategias gerenciales administrativas en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos, por lo tanto, se concluyó de acuerdo a los resultados obtenidos de la siguiente forma:
En relación al primer objetivo basado en diagnosticar la situación actual del control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos, y con respecto a los resultados obtenidos se puede mencionar que la mayoría de los empleados administrativos del área de postgrado UNERG encuestados, afirmaron que la unidad de control de estudio del área de postgrado no lleva a cabo la planificación y organización de estrategias administrativas para el uso de las TIC en el control de expedientes y evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso.
De este modo, en relación al segundo objetivo basado en determinar las estrategias gerenciales administrativas para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso, a través del uso de las TIC al área de postgrado UNERG, la mayoría de los participantes nuevo ingreso encuestados, afirmaron que la unidad de control de estudio del área de postgrado UNERG no ha implementado métodos de valoración de los criterios de ingreso para la evaluación de su perfil académico para su ingreso a los distintos programas académicos, lo que conlleva proponer estrategias gerenciales que permitan establecer criterios y mecanismos que conlleve a la óptima toma de decisiones, en los procesos de evaluación de perfiles de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos.
Estructura de la Propuesta
La presente propuesta basada en diseñar estrategias gerenciales administrativas en el uso de las TIC para el control de expedientes y evaluación de perfiles académicos de participantes nuevo ingreso al área de postgrado de la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales Rómulo Gallegos ver Gráfico 4 y Gráfico 5:
-Estrategia 1. Interacción plataforma tecnológica y aspirante al área de postgrado
- Estrategia 2. Gestión SIG, análisis y evaluación.
- Estrategia 3. Proceso de validación de los procesos administrativos en la toma de decisiones durante la asignación de lapsos académicos
- Estrategia 4. Sistematización de los cronogramas académicos de los distintos programas académicos
Referencias
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Chiavenato Idalberto 2005 La Dirección Estratégica en la Práctica Empresarial. Editorial. Pearson Educación. México.
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Koontz, Harold, Weihrich, Heinz 2011 Administración: Ciencia, Teoría Y Práctica.Cap. 1 De Administración Una Perspectiva Global y Empresarial, De Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice, Editado Por Karen Estrada Arriega, P. 4. Col. Desarrollo Santa Fe: Mcgraw-Hill
Ludwig Von Bertalanffy, 1947 Teoría general de los sistemas. FCE, Madrid
Rodríguez Valencia, Joaquín (1998). Introducción A La Administración Con Enfoque De Sistema, Editorial: Ecafsa, Tercera Edición, México, D. F
Sabino, Carlos (2009), Métodos y Técnicas de Investigación México. Editorial Trillas, Segunda Edición.
Tamayo y Tamayo, Mario (2000), El proceso de la investigación científica. México Editorial Limusa
Torres, I (2019), La Gerencia Moderna. España Editorial Herder
