Propuesta de un manual de procedimientos contables en empresas tabacaleras

Proposal for a manual of accounting procedures in tobacco companies

Proposta de manual de procedimentos contábeis para empresas tabacas

Cabrera Padrón, Nexys; de Jesús Guerra González, María; Rojas Hernández, Dairon; Herrera Pineda, Anisley

Nexys Cabrera Padrón

nexys7510@gmail.com

Universidad de Pinar del Río Cuba

María de Jesús Guerra González

mariaj@upr.edu.cu

Universidad de Pinar del Río Cuba

Dairon Rojas Hernández

dairon920328@gmail.com

Universidad de Pinar del Río Cuba

Anisley Herrera Pineda

any@upr.edu.cu

Universidad de Pinar del Río Cuba

Ciencias Económicas

Universidad Nacional del Litoral, Argentina

ISSN: 1666-8359

ISSN-e: 2362-552X

Periodicidad: Semestral

vol. 2, núm. 18, 2021

revistace@fce.unl.edu.ar

Recepción: 01 Diciembre 2021

Aprobación: 15 Marzo 2022

URL: http://portal.amelica.org/ameli/journal/644/64430976443097007/

DOI: https://doi.org/10.14409/rce.2021.18.e0006

Autor de correspondencia: nexys7510@gmail.com

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Resumen: La presente investigación está encaminada a implementar un Manual de Procedimientos Contables en la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur, Pinar del Río, Cuba. Los resultados de la investigación se centran en la fundamentación teórica de los elementos relacionados con los sistemas contables actuales, atendiendo a la situación contable vigente en las entidades tabacaleras, contribuyendo a mejorar la gestión del sistema contable y el proceso de toma de decisiones. Proporcionando información oportuna y confiable, permitiendo detectar debilidades importantes y tomar acciones correctivas necesarias por el equipo administrativo y operativo de la empresa; en aras de lograr un proceso contable actualizado y armonizado a las Normas Internacionales de Contabilidad.

Palabras clave: contabilidad, manual de procedimientos, subsistemas contables.

Abstract: This research is aimed at implementing a Manual of Accounting Procedures in the Integral and Tobacco Company Consolación del Sur, Pinar del Río, Cuba. The results of the research focus on the theoretical foundation of the elements related to current accounting systems, taking into account the current accounting situation in tobacco companies, helping to improve the management of the accounting system and the decision–making process. Providing timely and reliable information, allowing to detect important weaknesses and take necessary corrective actions by the administrative and operational team of the company; in order to achieve an updated accounting process harmonized with International Accounting Standards.

Keywords: accounting, procedures manual, accounting subsystems.

Resumo: Esta pesquisa tem como objetivo a implementação de um Manual de Procedimentos Contábeis na Empresa Integral e Fumo Consolación del Sur, Pinar del Río, Cuba. Os resultados da pesquisa enfocam a fundamentação teórica dos elementos relativos aos sistemas contábeis vigentes, levando em consideração a situação contábil vigente nas empresas de tabaco, auxiliando na melhoria da gestão do sistema contábil e do processo de tomada de decisão. Disponibilizar informação oportuna e fiável, permitindo detectar deficiências importantes e tomar as ações corretivas necessárias por parte da equipa administrativa e operacional da empresa; a fim de alcançar um processo de contabilidade atualizado e harmonizado com as Normas Internacionais de Contabilidade.

Palavras-chave: contabilidade, manual de procedimentos, subsistemas de contabilidade.

1. Introducción

El presente exige de nuestras empresas un modelo económico accesible al contexto actual que vivimos, a partir de la implementación del nuevo modelo económico, abierto a la inversión extranjera y contando con el acuerdo 092 del Consejo de Ministros donde se establece la obligatoriedad de que las entidades dispongan del Manual de Normas y Procedimientos Contables y Financieros; acorde a las características propias de cada entidad como instrumento metodológico para su mejor funcionamiento (MFP, 2005).

La necesidad de tener un Manual de Procedimientos Contables se ha incrementado en las empresas debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlo; en especial si se centra en las actividades básicas que se realizan.

Los manuales de procedimientos deben comprender las normas y políticas e información, de manera sistemática y coherente a las necesidades dentro de una actividad específica para lograr que se alcancen las metas esperadas de eficiencia y eficacia, productividad y protección en las operaciones.

La necesidad de contar con un programa de revisión constante sobre los sistemas, métodos y procedimientos dentro de las entidades, hace que se cree, un área especializada en desarrollar esos pasos, es importante entonces elaborar un manual de procedimientos contables que describa las funciones por cada departamento de la empresa con la finalidad de alcanzar una homogenización de la información contable.

El Manual de Procedimientos Contables es aquel documento que contiene la descripción de las actividades que deben ser registradas en una empresa. En él se incluyen todas las cuentas y subcuentas que se van a utilizar para una mejor eficiencia y eficacia en cuanto al control y responsabilidad de todos los recursos, informaciones y elementos necesarios que contribuyan al funcionamiento de excelencia de una empresa.

El manual proporciona al personal del área de contabilidad y demás áreas que intervienen los elementos necesarios para sustentar el registro correcto de las operaciones y la presentación oportuna de los estados financieros, para la toma de decisiones.

Es bueno resaltar que la empresa que aplique manuales de procedimientos en sus operaciones conocerá la situación real del funcionamiento de la misma.

En la actualidad las empresas tienen la necesidad de operar con eficiencia estableciendo el uso de manuales de normas, procedimientos y políticas contables necesarios para construir un sistema financiero confiable, coherente y acorde al propósito que requiere la misma, de acuerdo con su estructura, cantidad de operaciones, recursos, demanda de productos y servicios por parte de los clientes o usuarios, como establece la Norma Internacional de Contabilidad 1, Norma de Información Financiera 7 y la Norma Cubana de Contabilidad 1.

Es por ello que el problema identificado para la presente investigación es la inexistencia de un Manual de Procedimientos Contables en los subsistemas Efectivo en Caja, Efectivo en Banco, Inventario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Nóminas por Pagar, en la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur.

De ahí que su objetivo es: Implementar el Manual de Procedimientos Contables, en los subsistemas Efectivo en Caja, Efectivo en Banco, Inventario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Nóminas por Pagar en la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur, que contribuya a mejorar la gestión del sistema contable y el proceso de toma de decisiones de la empresa.

La presente investigación ofrece los fundamentos teóricos de los elementos relacionados con los sistemas contables actuales. Además, se realiza la caracterización de la entidad y un diagnóstico de la situación contable actual en la empresa tabacalera y se implementa el Manual de Procedimientos, a partir de la definición de los elementos a incluir para los subsistemas de Efectivo en Caja, Efectivo en Banco, Inventario, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Nóminas por Pagar.

2. Metodología

En el desarrollo de la investigación se emplearon métodos y técnicas de la investigación científica, las cuales permitieron diagnosticar el sistema contable actual en la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur. Dentro de los métodos y técnicas utilizadas se encuentran los métodos teóricos, entre ellos el método histórico, con el objetivo de determinar el desarrollo de las concepciones referentes a Contabilidad. Además, los métodos lógicos: en este caso el método sistémico, al considerar las relaciones funcionales del sistema contable objeto de implementación.

Se utilizaron también los métodos empíricos como la observación científica, en la realización de entrevista al director de Capital Humano, con el objetivo de conocer las características actuales del área contable y de su personal.

Se diseñaron y aplicaron entrevistas y encuestas a especialistas y contadores de la empresa con el propósito de determinar las deficiencias existentes en el sistema contable de la empresa tabacalera objeto de estudio.

3. Resultados y discusión

Según Padilla (1996), la contabilidad es una ciencia que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza la entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los interesados la toma de dediciones.

Siguiendo la opinión de Almaguer Lopez (2012), la contabilidad registra, clasifica y resume en términos monetarios, las operaciones económicas que acontecen en una entidad y por medio de ella se interpretan los resultados obtenidos, representando un medio efectivo para la dirección de la entidad, la contabilidad no constituye un fin en sí misma, sino que representa un medio para poder llegar a obtener la información requerida para la dirección de la entidad.

Posiciones discursivas más avanzadas (o aventuradas) plantearon luego que la contabilidad posee una capacidad de representación o performatividad (Hopwood, 1983; Lowe, 2004; Gray, Adams & Owen, 2017) que sobrepasa la racionalidad técnico–instrumental, citado en (Sarmiento, 2020).

La concepción de la contabilidad como una disciplina de conocimiento influida por factores del contexto social ha permitido la consolidación de una vertiente de pensamiento contable heterodoxo cada vez más amplia, inclusiva e influyente (Sarmiento, 2020).

Se puede decir que la contabilidad es el arte de recopilar, clasificar y registrar de manera sistemática y estructural, transacciones y operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

Es por ello que los Principios Contables constituyen bases o reglas establecidas con carácter obligatorio que permiten que las operaciones registradas y los saldos de las cuentas presentadas en los Estados Financieros expresen una imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de las empresas en ese período.

Estos principios tienen su origen en la experiencia obtenida de la solución de problemas contables y en la legislación vigente, y deben ser aceptados por los contadores como bases para la práctica contable.

Por la importancia de los Principios Contables, en 1982, fue creado en la ONU el Grupo Intergubernamental de Trabajo de Expertos en Normas Internacionales de Contabilidad y Presentación de Informes, el que desde su fundación se ha dedicado a la tarea de determinar qué elementos deben figurar en los Estados Financieros y cómo deben registrarse las operaciones más comunes.

A continuación, se enumeran los Principios fundamentales que se establecen en la práctica contable de Cuba, a partir de la aprobación de la Resolución 235/05, del Ministerio de Finanzas y Precio y que la entidad tiene que tener en cuenta:

1) Principio de Registro: este principio regula cómo deben registrarse las operaciones asociadas a los activos, pasivos, ingresos y gastos, estableciéndose las siguientes normas contables:

Los activos y pasivos deben registrarse en el momento en que se reciban o se elaboren los documentos que los amparan. Toda adquisición de productos o contratación de servicios debe contabilizarse en el momento de su recepción, independientemente del momento de su pago y que se originen los derechos y obligaciones que dan lugar a los mismos.

Los extravíos o pérdidas de cualquier medio deben registrarse en cuentas específicas que permitan su localización durante el período de investigación y posteriormente, conocer las soluciones que se adopten, recuperándose su valor siempre que sea posible mediante su devolución o pago por el culpable o asumiéndose por la entidad, de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes.

Los sobrantes de medios deben contabilizarse en cuentas específicas durante el período de investigación, que permitan además conocer su solución de acuerdo con las regulaciones financieras vigentes.

Las inversiones en proceso deben registrarse al certificarse las mismas, bien sean contratadas o ejecutadas con medios propios, independientemente del momento de su pago o de su reintegro.

Los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento de la entrega de los productos, mercancías y servicios prestados a los clientes, y los restantes ingresos al devengarse, independientemente del momento de su cobro.

Los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren, independientemente de la fecha de su liquidación o pago.

Los cheques y demás documentos de pago, deben registrarse al emitirse éstos por corresponderse con recursos comprometidos independientemente del momento del cobro por los beneficiarios

2) Principio de Uniformidad: establece la obligatoriedad de mantener la aplicación de los mismos principios y reglas particulares de valoración de los activos y pasivos para lograr la comparabilidad de las informaciones contables.

De efectuarse cambios durante el período económico estos deben ser comunicados en la Memoria, así como sus consecuencias en la situación financiera y en los resultados de la entidad a los usuarios de las informaciones contables en la Memoria. Como ejemplos de aplicación de este principio pueden citarse:

Modificación del método de valoración de los inventarios.

Variación de las tasas de depreciación y amortización de los activos fijos tangibles e intangibles.

3) Principio de Exposición: este principio establece reglas para la presentación, agrupación y ordenamiento de las cuentas contables en los Estados Financieros, regulando que:

Los saldos de las cuentas de activos y pasivos deben agruparse por su homogeneidad, ordenándose en el Estado de Situación de acuerdo con su liquidez.

Las cuentas de ingresos y gastos deben agruparse por estos conceptos y en dicho orden para determinar el resultado del período.

4) Principio de Prudencia: regula que los ingresos o beneficios solo deben contabilizarse una vez devengados. Independientemente del momento de su cobro; mientras que las pérdidas y riesgos previsibles deben registrarse al tenerse conocimiento de los mismos cualquiera que sea su origen.

5) Principio de la No Compensación: establece la prohibición de compensar activos con pasivos e ingresos con gastos y entre ellos pérdidas y faltantes con sobrantes.

6) Principio del Precio de Adquisición: los hechos económicos deben registrarse por su precio de adquisición, costo real de producción o por la estimación correcta y razonable que de ellos se efectúe. En el precio de adquisición se incluirán los gastos de compra necesarios hasta la recepción de los bienes en la entidad.

Cuando se autoricen modificaciones de los valores registrados, por disposiciones legales, deben comunicarse dichas modificaciones y las consecuencias económicas que estas produzcan en la situación financiera de la entidad, a los usuarios de las informaciones contables.

7) Principio de Periodo Contable: las operaciones económicas, así como los efectos de ellas derivados, se contabilizarán de forma tal que se correspondan con el período económico en que ocurren, para que las informaciones contables muestren con claridad el período a que estas corresponden y pueda determinarse el resultado de cada ejercicio económico.

Los ingresos, gastos e impuestos deben registrarse en el período económico en que se incurran. No obstante, cuando se detecten ingresos, gastos e impuestos de períodos anteriores, no registrados en su oportunidad, deben contabilizarse en cuentas independientes correspondientes al período económico en que se detecten.

8) Principio de Entidad en Marcha: las empresas se constituyen con vida ilimitada, por lo que este principio regula que los activos y pasivos informados en los Estados Financieros deben registrarse a sus valores históricos o a sus modificaciones sistemáticas ocurridas no reflejando valores estimados de liquidación.

9) Principio de Revelación Suficiente: regula que las informaciones contables deben mostrar con claridad y comprensión todo lo necesario para determinar los resultados de las operaciones de la entidad y su situación financiera. De esta forma se establece que las cuentas que registran los adeudos y obligaciones deben desglosarse por clientes y proveedores y éstos por cada factura, cobro y pago efectuado. También norma que las cuentas que controlan los inventarios deben analizarse en submayores habilitados para cada producto o mercancía, de forma tal que permitan comprobar sus existencias.

10) Principio de Importancia Relativa: establece que debe lograrse un equilibrio lógico entre el detalle y minuciosidad de los datos contables y los requerimientos de utilidad de las informaciones derivadas de éstos de forma tal que los Estados Financieros solo muestren los aspectos importantes de las operaciones desarrolladas por la entidad.

3.1. Manuales de Procedimientos Contables

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de dos o más de ellas (Padilla, 1996).

Afirman Pérez Gutiérrez & Lanza González (2014) citado en Cortés, (2019), los manuales de procedimientos se utilizan para organizar y administrar el funcionamiento de cada una de las operaciones y actividades que se realizan de manera homogénea y que cada dirigente, funcionario y trabajador las conozca. Constituyen una herramienta básica para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área, la forma en que éstas han de realizarse y todos los elementos que implican. Por lo anterior, y para que estos funcionen de acuerdo con lo descrito, es necesario que cuenten con información confiable, autorizada, precisa y uniforme; de aquí que para diseñar un manual de procedimientos requiere de un minucioso y dedicado trabajo y de determinados conocimientos y experiencia previos.

Los manuales de procedimientos reflejan a su interior, siguiendo el criterio de Machado Gudin (2020), la claridad de los aspectos que no deben faltar en las Notas a los Estados Financieros de manera que se facilite el trabajo a cualquier especialista del área económica encargado de la elaboración de las mismas y por consiguiente garantizar la valoración cualitativa de los estados financieros con la claridad y oportunidad necesaria para permitir a los directivos trazar y ejecutar estrategias de desarrollo, políticas internas o medidas para la salud económica del grupo.

Retomando a Machado Gudin (2020), los manuales de procedimientos tienen el contenido definido, el objetivo para el que se realizó, alcance hacia la empresa que lo emplea, referencia de las legislaciones que se tuvieron en cuenta para su elaboración y las que avalan la correcta elaboración y presentación de las Notas a los Estados Financieros.

Según Walter (1991), el Manual de procedimientos Contables tiene como ventajas:

Permite obtener información oportuna, precisa y comprensible, y posibilita tomar decisiones de forma efectiva.

Sirve como guía de trabajo.

Ayuda y facilita el registro de documentos contables.

Ofrece la posibilidad de dirigir, controlar y actualizar los registros contables.

Reduce el trabajo.

Permite uniformidad en la interpretación y aplicación de las normas.

Su nivel de detalle permite conocer todas las actividades en el área contable.

Facilita la coordinación del trabajo y evita complicaciones.

Facilita el trabajo de auditoría al servir como herramienta para constatar los procedimientos correctos a seguir.

Permite instruir a los empleados en aspectos como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.

Facilita a los trabajadores una guía de procedimientos contables mejorando el entrenamiento de los mismos.

El Manual de procedimientos Contables tiene como desventajas (Walter, 1991):

Deben actualizarse permanentemente.

Ameritan de tiempo y mano de obra especializada para su elaboración.

El costo de elaboración y revisión de los manuales suelen ser muy elevados.

Frena la iniciativa individual.

El Manual de Procedimientos Contables tiene diversos objetivos (Fernando, 1996):

Instruir al personal, acerca de aspectos como: Objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc. para contribuir a la correcta realización de las labores encomendadas.

Proporcionar a la organización un medio adecuado de consulta que le permita tener la seguridad que existirá uniformidad de criterios en la ejecución de las operaciones contables que deben ser registrados.

Servir de guía al personal encargado de codificar las operaciones y realizar los asientos contables, para que la realización de las actividades programadas, sean rápidas y seguras.

Facilitar la elaboración y representación de los estados financieros con una mejor estructuración, confiabilidad y al menor tiempo posible.

Obtener una visión detallada de las operaciones o del trabajo que realicen los empleados.

Definir, describir, ubicar los objetivos y funciones a cada unidad administrativa, con el objetivo de evitar duplicidad de trabajo, o detectar omisiones.

Gómez (1997), establece que los Manuales de Procedimientos se conforman por la siguiente información:

Portada de Identificación.

Índice del Manual.

Introducción.

Base Legal, (Aquí se especificará la base legal que sea idéntica para todos los procedimientos del manual)

Objetivo del manual.

Procedimientos.

Cuando se empiezan a describir los procedimientos del 1 al n, entonces se agregan:

Folio de Identificación.

Índice.

Base legal (Se coloca dentro de ésta, cuando la base legal de un procedimiento sea diferente al resto de los otros procedimientos).

Objetivo del Procedimiento.

Políticas y/o normas de operación.

Descripción narrativa del procedimiento.

Diagrama de flujo del procedimiento.

Formularios y/o impresos.

Información General.

Glosario de Términos.

Índice Temario.

El manual proporciona al personal del área de contabilidad y demás áreas que intervienen los elementos necesarios para sustentar el registro correcto de las operaciones y presentación oportuna de los estados financieros, para la toma de decisiones. En la actualidad las empresas tienen la necesidad de operar con eficiencia estableciendo el uso de manuales de normas, procedimientos y políticas contables necesarios para construir un sistema financiero confiable, coherente y acorde al propósito que requiere la misma, de acuerdo con su estructura, cantidad de operaciones, recursos, demanda de productos y servicios por parte de los clientes o usuarios.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que el manual no debe ser rígido sino flexible, adaptándose al mismo sentido que lo hace la estructura de la empresa, modernizando los contenidos y ajustándose a las nuevas estructuras organizativas. En conclusión, un manual de procedimientos contables es un conjunto de instrumentos de comunicación que contienen en forma ordenada y sistemática la información, objetivos, estructura, funciones y procedimientos de una entidad, así como el control, y clasificación de las cuentas que son transmitidos al personal y sirven para normar su actuación y cumplimiento de metas. La finalidad del manual de Procedimientos Contables es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por lo que jamás podemos considerar a un manual como concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organización y debe ser modificado a los cambios actuales de la economía.

3.2. Características de la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur

La Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur fue constituida el 31 de diciembre de 1989 mediante la Resolución 1348 del Ministerio de la Agricultura a partir de la fusión de las Empresas Tabacaleras Juan Casanueva y Paco Cabrera y la Empresa de Acopio y Beneficio del municipio Consolación del Sur, coincidiendo toda la producción agrícola de tabaco, así como el acopio y beneficio del municipio en la Empresa resultante de la unificación.

La Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur limita el norte con los municipios de La Palma y Viñales, al sur con la Empresa Pecuaria Camilo Cienfuegos y Alonso de Rojas, al este con el municipio de los Palacios y al oeste con Pinar del Río.

Misión: Satisfacer las exigencias de los clientes mediante la comercialización de tabaco en rama beneficiado y productos agropecuarios, así como brindar servicios en la actividad agrícola con la calidad requerida, con una elevada gestión de los recursos humanos y financieros, contribuyendo a la sustitución de importaciones y al mejoramiento y conservación del medio ambiente.

Visión: Empresa líder reconocida en la comercialización de tabaco en rama y productos agropecuarios; aumentando sostenidamente la calidad en la prestación de los servicios agrícolas, elevando la competitividad del personal, el cuidado del medio ambiente e introduciendo los avances de la ciencia y la técnica, adaptándose a los cambios que ocurren en el entorno siendo una Entidad sostenible y sustentable en contante mejora.

Se utilizaron técnicas como la revisión documental, encuestas y entrevistas a los especialistas y contadores de la empresa que permitieron una mejor interpretación de la situación de la organización, así como las características actuales del área contable y de su personal.

La Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur, subordinada al OSDE Tabacuba enclavada en dicho territorio, está conformada en la actualidad por 13 Unidades Empresariales de Base (UEB) que relacionan sus objetos sociales:

UEB de Aseguramiento, garantiza los servicios y comercializa medios e insumos y otros aseguramientos a las UEB, Sector Cooperativo, Campesino y UBPC, así como servicio de talleres.

UEB Forestal, encargada de la producción y comercialización de cujes y madera rolliza.

UEB Yaguas Mariel, encargada de la recolección y comercialización de yagua para el empaque del tabaco.

UEB de Semilla, encargada de la producción de semillas de tabaco.

Cinco UEB de Escogidas ubicadas por zonas, encargadas de acopiar y beneficiar el tabaco producido por las cooperativas:

UEB Pilotos, integrada por 4 brigadas escogidas: V–5–6, V–5–20, V–5–32 y V–5–33.

UEB Puerta de Golpe, integrada por 3 brigadas escogidas: V–5–1, V–5–9, V–5–23

UEB Consolación Norte integrada por 3 brigadas escogidas: V–5–10, V–5–36 y V–5–38.

UEB Consolación Sur integrada por 3 brigadas escogidas: V–5–2, V–5–11 y V–5–43.

UEB E. Herradura integrada por 3 brigadas escogidas: V–5–30, V–5–35–D y V–5–41.

UEB Despalillo integrada por 4 brigadas despalillo: V–D–14, V–D–15, V–D–21 y V–D–22, encargada de beneficiar el tabaco por los diferentes surtidos.

UEB Centro de Gestión encargada de prestar servicios de confección y análisis de los estados financieros a las cooperativas.

UEB Granja Urbana encargada de la comercialización de las producciones de organológicos y patios.

UEB Servicios Técnicos Integrales garantiza los servicios de maquinaria, reparación y mantenimiento a los equipos agrícolas y Sistemas de Riego de la Empresa.

Mantiene relaciones de compraventa, todo a través de contratos firmados con la base productiva consistente en dos Unidades Básicas de Producción Cooperativa (UBPC), 11 Cooperativas de Producción Agropecuaria (CPA) y 35 Cooperativas de Créditos y Servicios (CCS).

En la entrevista realizada al Jefe de Capital Humano de la dirección de la Empresa, con el objetivo de poder conocer el nivel de escolaridad del personal del área contable obtuvimos la siguiente información: por nivel de escolaridad: 11 graduados de Nivel Superior, 53 de Nivel Medio Superior, 241 de Nivel Medio y 36 de Nivel Primario. El 73.61 % de los trabajadores pertenecen a la categoría de operario y de ello, el 58.77 % son del sexo masculino, lo que se corresponde con la actividad fundamental de la organización. Del total de mujeres, el 16.67 % se corresponde con la categoría de técnico. Los 5 cargos de la categoría de cuadro están cubiertos por mujeres, que representan solo el 2.20 %, como se muestra en la figura 1.

Figura 1.
Nivel de escolaridad de los trabajadores.

Elaborado por los autores

3.3. Diagnóstico actual del área contable

Con el objetivo de profundizar acerca del uso del manual en la empresa se aplicó en el departamento de contabilidad una encuesta, de un total de 15 trabajadores se aplicó la encuesta solo a 10 personas representando esto el 67 % del total. El criterio de selección de los trabajadores fue la experiencia y profesionalidad que han demostrado en el desempeño de sus funciones avalado por los resultados alcanzados, así como el prestigio ante el colectivo de trabajadores. La encuesta tuvo como objetivo fundamental conocer sobre el proceso y los procedimientos contables de la empresa.

A continuación, se presentan los resultados de la encuesta realizada por pregunta:

Pregunta 1. ¿Considera usted que están correctamente identificados los procesos contables de la empresa? Sí o no. Mencione algunos de ellos. El 60 % responde que los procesos contables están bien identificados y hacen mención de alguno de ellos, al contrario del 40 % que expresa que no lo están.

Pregunta 2. ¿Qué entiende usted por manual de procedimientos contables? El 43 % sabe identificar lo que es un manual de procedimientos contables con facilidad en cambio del 57 % expresa que no lo conoce y o da criterios incorrectos sobre el concepto dando evidencia de desconocimiento.

Pregunta 3. ¿Existe un manual de procedimientos contables en la empresa? Sí o no. En este caso el 70 % de los trabajadores del área contable contesta que existe un manual de procedimientos contables en la empresa, pero desactualizado según las nuevas resoluciones emitidas.

Pregunta 4. En una escala del 1 al 5 (1 mínimo, 5 máximo), qué importancia le concede al manual de procedimientos contables. En la escala del 1 al 2 los trabajadores no tomaron como importante el manual, en el numero 3 fue importante para el 28 %, en el número 4 para el 47 % y en el número 5 de la escala lo ubicaron el 25 %, esto significa que los trabajadores creen los manuales si son de gran importancia para el desempeño de la empresa.

Pregunta 5. Con que frecuencia se actualizan los procedimientos contables en la entidad. El 10 % de los trabajador contesto que los procedimientos contables se actualizan de forma semestral, el 23 % creen que se realiza de forma trimestral, el 35 % de forma anual y el 32 % por modificación de normas.

Pregunta 6. ¿Quiénes confeccionan los procedimientos contables en la empresa? El 23 % respondió que los procedimientos contables de la empresa los confecciona el contador principal, el 34 % que los realiza 1 especialista del área contable y el 43 % que lo confecciona un equipo multidisciplinario.

Pregunta 7. Valore en una escala del 1 al 5 (1 mínimo, 5 máximo), ¿existe una adecuada actualización del proceso contable en la empresa? El número 1 de la escala no fue marcado por ningún trabajador, en el 2 el 16 % contestaron, en el número 3 de la escala marcaron el 24 %, en el número 4 fue el 33 % y en el 5 de la escala dieron respuesta el 27 %.

Pregunta 8. Cree usted que el Manual de Procedimientos Contable en la empresa ayudaría a una mejor toma de decisiones. Sí o no. En esta interrogante el 74 % contesto que el manual de procedimientos contables si ayudaría a una mejor toma de decisiones, en cambio del 26 % que expreso que este no ayudaría a la toma de decisiones.

Irregularidades detectadas por la encuesta realizada:

No cuenta con los elementos necesarios que requiere un manual de procedimientos, como la portada, el índice, la introducción y objetivos.

No cuentan con un programa de capacitación para informar a los trabajadores acerca de que es un Manual de Procedimientos Contables y su funcionalidad.

No se ha logrado una comunicación adecuada gestionándola como proceso fundamental para cumplir la misión de la empresa.

El manual contable en la entidad objeto de estudio no está actualizado por las nuevas resoluciones emitidas, Ej. no cuenta con lo dispuesto en la Resolución 54 del 2005 del MFP.

No están establecidos todos los procedimientos contables que utiliza la empresa debido a que se han diversificado las producciones.

Los manuales carecen de la documentación primaria que se utiliza en las operaciones contables.

No disponen de diagramas de flujos para comprender el desarrollo de un determinado procedimiento.

En el manual no se definen las responsabilidades ni las funciones del área contable.

3.4. Principales irregularidades detectadas durante el diagnóstico realizado

1. No cuentan con un programa de capacitación para informar a los trabajadores acerca de que es un Manual de Procedimientos Contables y su funcionalidad.

2. El personal del área contable no cuenta con el nivel necesario para la plaza que ocupan.

3. Los trabajadores de la entidad no tienen conocimiento de la utilidad e importancia de los Manuales de Procedimientos Contables.

4. Mal uso y contenido de las cuentas.

5. Inobservancia de la legislación vigente.

6. Errores en la confección de la documentación primaria.

3.5. Proceso de elaboración de manuales

En el proceso de elaboración de los manuales fue necesario realizar una serie de acciones que nos permitieron organizar el trabajo, partiendo de la información ya recolectada la cual nos permitió tener una visión más amplia de la situación de los Recursos Humanos, factor decisivo para logar certificar los Estados Financieros y de esta forma que se nos devolviera la condición de Empresa en Perfeccionamiento, nos planteamos las siguientes interrogantes.

¿Cómo quedaría diseñado el manual?

¿Cuantos subsistemas contables serían necesario elaborar?

¿Cuál sería la estructura?

El manual elaborado se aplicará a nivel de unidades empresariales de base y en la dirección empresarial. Para lograr todo este proceso se dividió el trabajo en tres etapas y éstas a su vez en varias secciones de trabajo en las que se le fue dando respuesta a cada una de las cuestiones planteadas.

Primera Etapa. En esta etapa se le da respuesta a la primera interrogante planteada en el proceso de elaboración.

Elaboración Propia

Segunda Etapa. Teniendo en cuenta las encuestas realizadas, además de las deficiencias detectadas en cada una de las auditorias, se llega al consenso de que es necesario elaborar un manual de procedimientos contables por subsistemas independientes; ya que es mucho más fácil el trabajo además de que se lograría el objetivo de que los manuales sean una herramienta de trabajo.

1. Sub Sistema Efectivo en Caja.

2. Sub Sistema Efectivo Banco.

3. Sub Sistema de Inventario.

4. Sub Sistemas de Cuentas por Cobrar y por Pagar

Tercera Etapa. En esta última etapa se definen los elementos que contiene el manual de procedimientos contables.

Objetivos

Alcance

Usos y Contenido

Registro Contable

Control Interno

Modelaje

Datos de Uso Obligatorio

3.6. Manual de Procedimientos de Efectivo en Banco

Objetivos: establecer los requerimientos mínimos que deben contener las transacciones de banco, los documentos de uso obligatorio, así como los datos a contener de carácter ineludible, establecido en el subsistema de banco, amparados por las Resoluciones 012/07 del Ministerio de Finanzas y Precios y la 101/11 del Banco Central de Cuba.

Uso y contenido: representa la existencia de los medios monetarios depositados en las cuentas bancarias o en otras instituciones financieras autorizadas. Comprende todas las cuentas bancarias que se operan, ya sean en moneda nacional como extranjera, así como las de destino específico. Incluye los recursos depositados en otras entidades y en instituciones financieras, sin carácter de inversiones temporales. Se debitan por los depósitos de efectivo, cheques u otros documentos que representen efectivo y se acreditan por las extracciones y pagos efectuados.

Este procedimiento establece el tratamiento contable de casi la totalidad de las operaciones relacionadas con este subsistema de la forma siguiente:

Cheques emitidos

Pagos automáticos

Depósitos en Banco

Control Interno

3.7. Manual de Procedimientos de Inventarios

Objetivos: establecer los requerimientos mínimos que deben contener las transacciones de inventarios, los documentos de uso obligatorio, así como los datos a contener de carácter ineludible, establecido en el subsistema de inventarios, amparados por la Resolución 011/07 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Uso y Contenido: estas cuentas representan el valor de las existencias de recursos materiales destinados al consumo de la entidad o a su comercialización. En estas cuentas se registran entre otros, el valor de las existencias de materias primas y materiales, combustibles, partes y piezas de repuesto, envases y embalajes retornables, útiles y herramientas, producciones terminadas, mercancías para la venta, etc. Se debitan por las entradas de los recursos materiales y de producción terminada y se acreditan por las salidas de éstos, por insumos, ventas y pérdidas o faltantes.

Este procedimiento establece el tratamiento contable de las operaciones relacionadas con este subsistema de la forma siguiente:

Entradas

Inventarios adquiridos para insumo.

Sobrante.

Donaciones recibidas.

Salidas.

Consumo.

Faltantes.

Donaciones entregadas. ´

Operaciones entre almacenes.

Útiles y Herramientas

Control Interno.

3.8. Manual de procedimientos de Cuentas por Cobrar y Pagar

Objetivos: establecer los requerimientos mínimos que deben contener las operaciones correspondientes al subsistema de Cuentas por Cobrar y Pagar, así como cumplir con lo establecido en la Resolución 014/07 del Ministerio de Finanzas y Precio y otras Resoluciones, tales como: 101/11 y 12/13 ambas del Banco de Crédito y Comercio y la 347/13 del Ministerio de Finanzas y Precio.

Uso y Contenido: en las Cuentas por Cobrar se registra el importe de las ventas de productos y mercancías, así como el valor de los trabajos ejecutados y de las certificaciones de avance de obras facturados debiéndose analizar por clientes y por tipos de monedas; considerando cada documento emitido y cobrado. Incluye el contravalor por cobrar.

Se debitan por las Facturas o Certificaciones emitidas y se acreditan al cobrarse éstas, por cancelaciones, las declaradas en proceso de litigio y de protesto.

En las Cuentas por Pagar se registran las obligaciones formales respaldadas por documentos de crédito con carácter legal, emitidos por los compradores dentro de los términos vigentes, que no les permitan perder su respaldo legal, desglosado por suministradores, tipos de monedas y edades. Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministradores.

Se acreditan por los documentos aceptados y se debitan por los pagos de los documentos señalados.

Este procedimiento establece el tratamiento contable de las operaciones relacionadas con las cuentas que conforman estos subsistemas de la forma siguiente:

Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar a Corto Plazo

Cuentas por Cobrar Diversas

Control Interno

Cuentas por Pagar

Cuentas por Pagar a Corto Plazo

Cuentas por Pagar – Activos Fijos Tangibles

Cuentas por Pagar Diversas

Control Interno

3.9. Manual de procedimientos de Nóminas por Pagar

Objetivos: establecer los requerimientos mínimos que deben contener las operaciones correspondientes al subsistema de Nómina, así como cumplir con lo establecido en la Resolución del Ministerio de Finanzas y Precio y otras Resoluciones, del Banco de Crédito y Comercio y del Ministerio de Finanzas y Precio.

Uso y contenido: comprende los importes que se acumulan a pagar a los trabajadores por concepto de salarios, vacaciones y estipendios autorizados a pagar, por los subsidios de seguridad social a corto plazo, en los casos de los que están acogidos a los beneficios de la misma y por los salarios no reclamados. Se acreditan por las acumulaciones de las nóminas a pagar y se debitan por el pago de éstas y por los salarios no reclamados.

3.10. Procedimiento Contable en Empresas Tabacaleras

El principal aporte de la investigación radica en la propuesta del manual de procedimientos contables con una clara visión de cómo trabajar la gestión del sistema de información contable y el proceso de toma de decisiones.

Tiene como objetivo establecer la forma de operación de la contabilidad, la responsabilidad de cada área de la organización, el nomenclador de cuentas de la empresa, los registros y controles a llevar, la descripción de las principales operaciones a realizar, así como otras cuestiones de interés, como pueden ser arqueos de caja, inventarios parciales y generales, entre otras más.

Se garantiza una mayor orientación y organización en la Contabilidad de la Empresa, tomando en consideración lo establecido en las Normas Generales de Contabilidad para las Empresas (Resolución 235/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios) y sus actualizaciones.

Marco Conceptual: definen los conceptos, principios y normas cubanas de Contabilidad, adecuadas a este tipo de actividad.

Nomenclador de cuentas: declara las cuentas reales y nominales que se utilizan en la entidad.

Uso y contenido: exponen el contenido y técnica de trabajo con las cuentas reales y nominales utilizadas en las operaciones de la empresa y sus unidades empresariales de base.

Procedimientos Contable: documenta las formas de realizar los respectivos análisis y/o contabilizaciones de los diferentes procesos.

Otros documentos: se refiere a otros documentos necesarios para el buen funcionamiento de cada subsistema contable, en ellos se incluyen los siguientes: procedimientos para la confección del Análisis Financiero, Legislación por cada subsistema, modelaje por tema, Glosario de Términos Técnicos.

Bibliografía: se refiere a las resoluciones que se tuvieron en cuenta en el proceso de elaboración del manual y que rigen el trabajo de cada uno de los subsistemas de la contabilidad.

El mismo proporcionará información clara, concisa y completa, expresando de forma sencilla qué cosa hacer, cómo hacerla, cuándo hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla, quién lo hará y el destino de la misma, lo que permitirá educar en la sistematización, el análisis de las relaciones entre funciones, procesos, actividades y personas; lo que dará la posibilidad de realizar verificaciones previas que faciliten evitar errores y con ello, crear la base para garantizar la eficiencia de la organización.

El Manual es de aplicación en las Unidades Empresariales de Base de la Empresa Integral y de Tabaco Consolación del Sur.

Entre los aspectos a tener en cuenta en el manual de la contabilidad se encuentran los siguientes:

Organización del registro contable, subdivisiones para su registro.

Principales características de explotación del sistema contable–financiero, soportado sobre tecnología de la información, si procede.

Detalle del sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo.

El nomenclador de cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso general como específico.

Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis.

Procedimientos a aplicar en cada subsistema contable, basados en las regulaciones emitidas por los órganos estatales.

Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en la empresa y las instrucciones para su confección.

4. Conclusiones

Durante el desarrollo del artículo se establecen los principales referentes teóricos que evidencian los elementos necesarios para la elaboración del manual de procedimientos y su importancia para el perfeccionamiento del Sistema Contable.

El diagnóstico realizado fue decisivo para detectar las deficiencias que existen en la organización y a partir de un análisis riguroso se seleccionaron los procedimientos a utilizar en la adecuación del Manual Procedimientos Contables.

Dicho manual fue utilizado como instrumento útil en la capacitación del personal, controles a los técnicos y especialistas de su desempeño a través del cumplimiento de los procedimientos contables. Siendo confiables, coherentes y acorde al propósito que requieren las empresas, de acuerdo con su estructura, cantidad de operaciones, recursos, demanda de productos y servicios, por parte de los clientes o usuarios, para consolidar la actualización del modelo económico cubano acorde a los lineamientos de la Política Económica y Social.

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Notas de autor

* Nexys Cabrera Padrón pertenece al departamento de Contabilidad y Finanzas de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca"

** María de Jesús Guerra González es profesora Auxiliar. Departamento de Capacitación y Preparación de Cuadros. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca". Cuba.

*** Dairon Rojas Hernández es profesor e investigador de tiempo completo de la Universidad de Pinar del Río, Cuba.

**** Anisley Herrera Pineda es profesora Asistente. Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales. Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca"

Calle Martí final, No 300, CP: 20100, Pinar del Río, Cuba.